Kā restorāna “Čarlstons” izbraukumu komanda ietaupa gadā 2832 €/gadā?
Restorāns “Čarlstons” – tā ir Rīgas klasika. 20 gadu laikā pasākumos un ikdienas darbos uzkrātā pieredze ir kvalitātes zīme gan oriģināli gatavotajiem ēdieniem, gan uzticamam servisam.
Restorāna banketu komanda, kas nodarbojas arī ar “street food” izbraukumiem izmantojot Eiropas mērogā labi atpazīstamos “food truck” ēdināšanas busiņus, sāka izmantot “Begin” programmatūru 2021. gada septembrī. Izbraukumu komandas vadītājs Edgars Igaveņš stāsta kā notika darba laika uzskaites un plānošanas procesi pirms “Begin”, kas arī pamudināja pāriet uz jauno sistēmu.
Kāda bija situācija pirms sākāt izmantot “Begin” programmatūru?
Kā vairums uzņēmumu, arī Edgars banketu komandas darba stundas reģistrēja balstoties uz uzticību un izmantojot “WhatsApp”, kā atskaites punktus. Izbraukumu grafikiem tika meklētas Excel sagataves internetā vai nereti mēneša tabulas zīmēja pats. Arī atvaļinājumi un slimības lapas tika reģistrētas Excel programmā, kas kā Edgars saka “tas arī bija iemesls, kāpēc personīgi es neesmu atvaļinājumā bijis diezgan ilgi”
Šie procesi aizņēma laiku un bieži radās arī kļūdas aprēķinos, kuras bija pēc tam jālabo. Kad kļūdas bija izlabotas un dati bija precīzi, tie bija jāsalīdzina ar grāmatvedi, kas prasīja arī viņas laiku.
“Čarlstons” banketu komanda ir atbildīga un izturas pret darba laiku ar cieņu, tāpēc, krāpšanās ar laiku nav novērota, bet ikdienā uz vienu darbinieku, pat ar tik lielisku komandu bija novērojami laika zudumi vidēji 8 minūtes dienā.
Ar automatizētās darba laika uzskaites tabulas palīdzību varēsiet samazināt savas izmaksas
Kāda ir situācija tagad, kad izmantojat “Begin” programmatūru?
Ar “Begin” programmatūru tagad tiek veidoti grafiki īstā laikā un darbiniekiem ir iespēja to aplūkot savā profilā no jebkuras vietas. Darba laika reģistrācijai tiek izmantota mobilā lietotne, kas ļauj iegūt precīzus datus par darba laika sākšanu un beigām, kā rezultātā tiek izskaustas nesakritības un strīdi par darba laiku.
Lai labāk saprastu, kādu ieguvumu esam snieguši restorāna “Čarlstons” izbraukumu komandai, lūdzām Edgaram padalīties ar dažiem skaitļiem. Uzzinājām, ka izbraukuma komandu uz doto brīdi sastāda 3 cilvēki, bet sezonas laikā darbinieku skaits var pieaugt līdz 10 darbiniekiem. Darba devēja izdevumi uz darbinieku vidēji sastāda 10 €/h. Zinām, ka pirms “Begin”, bija izmērāms laika zudums vidēji 8 minūtes dienā uz darbinieku.
Balstoties uz šiem skaitļiem, varam veikt pirmo aprēķinu.
(Darbinieku skaits x laika zudums) /60 (stundas izteiktas minūtēs) x nostrādāto dienu skaits x darba devēja izdevumi uz vienu darbinieku x 12 (mēnešu skaits) jeb:
(3 x 10) / 60 x 21 x 8 x 12 = 1008 €/gadā
Nākamo aprēķinu veicām, lai uzzinātu, cik lielā mērā Begin palīdz ietaupīt darbalaika uzskaitei nepieciešamo administratīvo darbu laiku.
Nostrādāto stundu kopsavilkuma izveidošana = 4 stundas/mēnesī
Datu sakārtošana un pārbaude = 4 stundas/mēnesī
Darba devēja izdevumi administratīvā līmeņa darbiniekiem vidēji sastāda 19 €/stundā
No tā izriet aprēķins:
(4 + 4) x 18 x 12 = 1824 €/gadā
Pateicoties “Begin” programmatūrai, restorāna “Čarlstons” izbraukumu komanda gadā ietaupa 2832 €. Edgars apgalvo “Agrāk, kad uzņēmums vēl bija mazāks, tad vecie plānošanas un darba laika uzskaites procesi šķita pieņemami, bet tagad “Begin” ir kā pašsaprotama uzņēmuma sastāvdaļa un ikdiena bez lietotnes nav iedomājama”.
Kā Begin darbojas?
Stundu lapas
Līderi un augstākā līmeņa vadītāji ikdienā tērē daudz laika un enerģijas dažādu problēmu risināšanai. Un, lai risinātu šīs problēmas, noteikti nav jāietver darbs ar papīra laika uzskaites žurnāliem.
Saprotams, daudzi uzņēmumi, strādājot ar papīra stundu lapām, ir saskārušies ar šādiem trūkumiem:
- manuāla pārpublicēšana un datu aprēķināšana
- nesalasāms rokraksts
- sabojātas vai pazaudētas darba laika uzskaites tabulas
- grūti aprēķināt darba laiku
Turklāt, izmantojot Begin digitālo laika uzskaites programmatūru, šīs problēmas ir pagātne.
Darba grafiki
Begin ir programmatūra, kas paredzēta darba laika aprēķināšanai un darba grafika izveidošanai. Izmantojot vecmodīgās stundu lapas uz papīra un Excel metodes, grafiku plānošana var ilgt stundas, un vairākas reizes pārskatītās lapas var viegli kļūdīties.
Begin programmatūra novērš kļūdas un turklāt automātiski aprēķina virsstundas, nenostrādātās stundas, standarta un svētku dienas.
Pārskati
Papildus precīzi aprēķinātām darba stundām, programmatūra padara darbinieku ikmēneša darba laika pārskatu iesniegšanu ātru un pārredzamu. Tas ir arī viens no galvenajiem iemesliem, kāpēc darbinieki ātri uzticās ziņojumiem. Pārskatā tiek sniegta precīza informācija par darba laiku, virsstundām un izmaksu kodiem.
Ar automatizētās darba laika uzskaites tabulas palīdzību varēsiet samazināt savas izmaksas
