4 risinājumi darba grafika plānošanai
Darba grafika plānošana un administrēšana.
Pirmās domas, kas ienāk prātā saistībā ar darba grafika plānošanu un administrēšanu – tas viss ir tik sarežģīti, nogurdinoši un laikietilpīgi. Diemžēl ēdināšanas uzņēmumiem tā ir skarba ikdienas realitāte.
Maiņu vecākie un vadītāji, kuriem ir uzticēts šis grūtais uzdevums, noteikti ir piedzīvojuši šīs nepatīkamās sajūtas.
Plānojot darba grafiku, ir jāņem vērā daudz dažādu apstākļu, tādēļ šo procesu nav vienkārši veikt uz papīra vai programmā Excel.
Diemžēl šīs abas iespējas vēl joprojām izmanto diezgan bieži.
Kāda ir procesa šī sarežģītība? Plānojot jāņem vērā darba līguma un likumdošanas prasības, personas darba slodze, darba stundas u.c.
Ja jums vēl katru mēnesi nākas saskarties ar neplānotiem notikumiem, piemēram, slimošanu, aiziešanu no darba vai negaidītiem komandējumiem, tad šķiet neiespējami to visu pārvaldīt.
Sniegšu pārskatu par četrām iespējām, kā veidot darba grafikus, kā arī izklāstīšu to plusus un mīnusus.
1. 1. Vecais labais papīrs un zīmulis
Liels pluss ir tas, ka grafikus var plānot jebkuros apstākļos – nav nepieciešams internets un dators.
Darbinieki var arī ātri un ērti atzīmēt maiņas un prombūtnes. Pēdējam faktiski ir vairāki lieli trūkumi. Ja visi darbinieki veic savus labojumus un nav pastāvīgas kontroles, tabula ļoti ātri var kļūt ļoti krāsaina un vēlāk var būt grūti no tās kaut ko saprast.
Bieži vien lietas tiek sajauktas, maiņas samainītas vietām, vai lietas tiek atzīmētas nepareizās vietās.
Pat ja viss ir ierakstīts grafikā, pēc izmaiņām visa informācija atkal ir jāapstrādā.
Jāsalīdzina mēneša normstundas ar plānotajām stundām, jārēķina, vai ir bijušas virsstundas vai zemstundas. Bieži vien ir nepieciešams summēt virsstundas vai zemstundas vairākiem periodiem kopā.
Pati saplānošana ir vieglākā darba grafika veidošanas procesa daļa. Tas, kas rada īstās galvassāpes, ir administrēšana.
2. Excel tabula
Salīdzinot ar papīru un zīmuli, Excel priekšrocība ir tā, ka, ja prot darboties ar šo programmu un pārzina visas tās iespējas, ir iespējams krietni atvieglot darbu un automatizēt aprēķinus.
Tomēr tas ir tikai tad, ja zināt, kā ievadīt pareizās formulas. Bez šīs prasmes Excel programma jums darbu īpaši neatvieglos, un tas vienalga būs ļoti laikietilpīgs un nogurdinošs. Excel tabulās nevar salīdzināt ievadītās maiņas un kavējumus ar kalendāru.
Piemēram, mēneša, valsts svētku un brīvdienu stundas ir jāatzīmē un jānorēķina pašam - automātiska aprēķina šeit nav.
Ļoti aktuāls izaicinājums programmā Excel ir tāds ka, ja kaut kas ir ievadīts nepareizi datos vai formulās, viss aprēķins kļūst nepareizs, un, lai identificētu kļūdu, ir jāsāk meklēt adatu siena kaudzē.
Ātrāka darba grafiku plānošana un administrēšana
3. Google Sheets
Darbības princips ir ļoti līdzīgs Excel programmai. Lielākā atšķirība ir tā, ka Google Sheets var datus ievadīt vairāki darbinieki vienlaicīgi, un, tā kā tas ir online risinājums, visa informācija tūlīt ir redzama visiem, kam ir piekļuve pie dokumenta.
Tajā pašā laikā dokumenta autors var noteikt ierobežojumus attiecībā uz to, kurus datus var mainīt vai pievienot un cik lielā mērā. Tādā veidā jūs varat izvairīties no tā, ka kāds kļūdaini maina kādus datus vai formulas. Google Sheets ir kā pilnveidota Excel programma.
4. Darbalaika uzskaites lietojumprogrammas
Arvien vairāk cilvēku ir gatavi izmēģināt risinājumus, kur liela daļa aprēķinu jau ir veikta un automatizēta.
Vislielākā problēma šajā lietā ir tā, ka jaunas sistēmas apguve prasa zināmu laiku un apņemšanos.
Bieži vien cilvēki nav gatavi spert šo soli un tāpēc vēl joprojām darba grafikus gatavo Excel tabulā.
Programmatūrā iespējams integrēt visu nepieciešamo informāciju: darba līgumu, valsts svētkus, normstundas u.c.
Tas nozīmē, ka programmatūra to visu aprēķina jūsu vietā. Līdz ar to cilvēcisko kļūdu īpatsvars ir mazāks un plānošana notiek ātrāk.
Kopsavilkums
Katram ēdināšanas uzņēmumam ir vesels lērums ikdienas darbu, kas ir jāplāno un jāapsver. Tas viss prasa laiku un uzmanību.
Kolektīvu darba grafiku veidošanai un darba laika pārvaldībai nevajadzētu katru mēnesi nozagt tik daudz vērtīgā laika un uzmanības.
VTaču pareizi izvēlēti rīki paātrina darbu un daudzkārt atvieglo problēmu risināšanu.
Ātrāka darba grafiku plānošana un administrēšana
