9 iemesli, kādēļ uzskaitīt laiku birojā
Viens no projektiem, kurā mēs esam iesaistīti ir lielā Igaunijas iniciatīva - Gimenēm labvēlīgs darba devējs. Šīs programmas ietvaros konsultanti, cilvēkresursu un tehnoloģiju eksperti palīdz uzņēmumiem kļūt par labākiem darba devējiem. Tāpat tiek meklēti veidi, kā uzlabot dažādas darbības sfēras, taču daudziem uzņēmumiem visgrūtākās ir apmeklējuma uzskaite un elastīgas darba vides izveide.
Arī fiziskā darba strādniekiem šīs sfēras ir grūti uzlabot, bet biroja darbiniekiem tās ir diezgan neskaidras. Kad mēs veicam intervijas ar biroja darbiniekiem, tad visbiežāk saruna izskatās šādi.
Es: „Cik apmierināts jūs esat ar darba grafiku jūsu uzņēmumā?”
Biroja darbinieks: „Laikam jau viss ir labi. Varu sākt un beigt darbu, kad vien vēlos, un dažreiz pat varu strādāt no mājām.”
Es: „Bet izskatās, ka kaut kas jūs neapmierina?”
Biroja darbinieks: „Jā, ir tik daudz darba. Bieži šķiet, ka nevaru to visu uzspēt un ka darbiem nav gala.”
Un tā ir liela problēma. Daudzos pētījumos novērots, ka izdegšanas sindroms ir arvien biežāka parādība lielākajā daļā nozaru, un nekāds daudzums prēmiju un brīvdienu nepalīdz to novērst. Galvenais izdegšanas iemesls ir liels daudzums ar papildu darbu, kas pastiprina citādi izturamo, darbā izraisīto stresu.
Darbinieki ar izdegšanas sindromu vairs nav tik produktīvi, viņiem var būt veselības problēmas un viņi nespēj sabalansēt darbu un brīvo laiku.
Uzņēmumi iegūst lielāku apgrozījumu, pateicoties labākajiem darbiniekiem, taču tajā pat laikā novēro, ka darbavietā pieaug neapmierinātība un ka rodas kavējumu izraisīti zaudējumi.
Vienkāršs risinājums? Sāciet uzskaitīt biroja darbinieku darbā pavadīto laiku, īpaši viņu virsstundas.
Daudzi darba devēji uzskata, ka tās ir muļķības, bet īstenībā darba laika uzskaite ir liels ieguvums gan darba devējiem, gan darbiniekiem.
Ieguvumi darba devējam
1 Uzlabota izmaksu un budžeta veidošana
Lai gan atalgojuma ziņā laiks, ko biroja darbinieki pavada strādājot, nemainās, īstenībā tas var tikt pavadīts dažādi. Darbinieki var strādāt:
- dažādos projektos,
- dažādu klientu labā,
- dažādās nodaļās.
Lai optimizētu budžeta un izmaksu aprēķinus iepriekšminētajos un citos rādītājos, ir svarīgi zināt, cik daudz laika darbinieks pavada, darot katru darbu. Neuzskaitot laiku, uzņēmums vienmēr pieņems, ka „Marija pavadīja 30% sava laika darot to, 20% darot to un 50% darot ko citu.” Tādējādi tas ietekmēs, cik precīzi jūs varat sadalīt savu budžetu starp projektiem, darbiniekiem utt.
2 Uzlabota darbība
Daudzos birojos darbinieki darbojas gluži kā autopilotā, veicot nebeidzamu skaitu uzdevumu un piedaloties neskaitāmās sanāksmēs. Viņi dodas pusdienu pārtraukumā un aiziet no darba nemaz nedomājot par to, ko viņi darba dienas laikā ir izdarījuši.
Ieviešot iespēju uzskaitīt laiku, kas pavadīts, veicot dažādas darbības, darba devējs uzmanīgi mudinās darbinieku domāt par efektivitāti. Darbinieki sāks domāt par to, kā viņi pavada laiku darbā, un visticamāk veiks uzlabojumus un izmaiņas.
Ļoti ticams, ka darba laika uzskaite palīdzēs darbiniekiem labāk saplānot savu darba dienu.
Šie divi elementi nemanāmi uzlabos strādnieku darbību.
3 Uzlabota rēķinu izveide
Uzņēmumos, kas nemaksā darbiniekiem par nostrādātajām stundām, biroja darbinieku darbā pavadītais laiks bieži netiek uzrādīts klientiem. Vai arī rēķins tiek izveidots uz aptuveniem aprēķiniem vai noteiktu summu. Lai gan šajā metodē ir daži ieguvumi, to izmantojot, pastāv iespēja zaudēt ieņēmumus.
Augstākā līmeņa vadītājiem ir lielāki ieguvumi, tādēļ viņu laiks ir vērtīgāks. Neuzskaitot viņu laiku, uzņēmumi var nokļūt muļķīgā situācijā.
„Jaunais konsultants, kura atalgojums ir 20 eiro/stundā pavadīja 4 stundas palīdzot klientam, par ko klientam tika izrakstīts rēķins. Taču jaunajam konsultantam bija vajadzīga viņa vadītāja palīdzība. Vadītāja atalgojums ir 40 eiro/stundā, un viņš pavadīja 2 stundas palīdzot jaunajam kolēģim.”
Ja šajā gadījumā vadītāja laiks netiks ņemts vērā, tad izmaksas par sniegto pakalpojumu nebūs atainotas precīzi. Bet iespējams klientam vajadzēja izsniegt rēķinu par divreiz lielāku summu, jo ieguldītais darbs arī bija lielāks.
4 Uzlabota plānošana
Daudziem uzņēmumiem, īpaši lielākiem uzņēmumiem, darbinieku skaita palielināšana izraisa gan apstiprināšanas, gan administratīvas problēmas. Ja nav pieejami dati par to, kā biroja darbinieki izmanto savu laiku, tad ir grūti paskaidrot, kāpēc nepieciešams papildu darbaspēks.
Tajā pat laikā, ja uzņēmums plāno attīstīties, pievienojot vairāk projektu vai klientu, tad ir nepieciešams novērtēt pieejamos resursus. Ja esošie resursi ir sasnieguši apmēram 95% noslodzi, tad papildu darba uzņemšanās bez jauniem resursiem var radīt graujošas sekas. Uzņēmums var apsolīt klientiem pārāk daudz, un tā vietā, lai iegūtu vairāk, sabojās savu reputāciju un zaudēs ieņēmumus.
5 Samazinātas izmaksas
Lai gan tas nav galvenais biroja darbinieku laika uzskaites mērķis, tas tik un tā ir nozīmīgs. Ja darbiniekiem ir elastīgs darba grafiks, pastāv lielāks risks, ka viņi slinkos. Dažreiz pat kādam ir „atļauts” strādāt gan pilnu, gan nepilnu darba laiku atkarībā no tā, kā viņam ērtāk. Bet uzņēmums visticamāk nevēlas maksāt algu par pilnu darba laiku kādam, kurš strādā pusslodzi, bet izliekas, ka strādā pilnu slodzi.
Izmantot summēto darba laiku biroja darbiniekiem ir pilnībā pieļaujami, gluži tāpat kā tas tiek darīts ar fiziskā darba strādniekiem. Ja jūsu darbinieks apzinās, ka viņš strādājis mazāk stundu šajā mēnesī, tad viņam vajadzētu tās kompensēt nākamajā mēnesī vai arī viņam jāsaņem nedaudz mazāks atalgojums.
Tādējādi darbība ir godīgāka un rada iespēju veidot atklātu dialogu, un pastāv iespēja, ka atalgojuma izmaksas samazināsies, ja darbinieki apzināti strādās mazāku stundu skaitu katru mēnesi.
Ieguvumi darbiniekiem
6 Skaidrāki kritēriji
Visbiežāk birojā ir novērojama nostāja, ka visam jābūt izdarītam noteiktā termiņā. Bet, kad sāk krāties nepabeigtie darbi un prioritātes kļūst neskaidras, tad darbiniekiem rodas grūtības izlemt, kuru uzdevumu veikt. Nepārtraukta domāšana par to, kas jādara nākamais, ir vēl viens stresa avots.
Toties, ja darbinieki nodod ziņas par savām darbībām viņu vadītājiem, tad vadītāji var veikt nepieciešamos lēmumus. Vienā periodā ir tikai noteikts skaits darba stundu, tādēļ ir ļoti svarīgi būt godīgam, kad tiek lemts, ko var izdarīt un kas tiks izdarīts. Vissaprātīgākie vadītāji nekad neteiktu:
„Redzu, ka esi pavadījis 20 stundas pie šī uzdevuma un ka tev vajadzīgas vēl 10 stundas. Vai tu vari to visu iespiest 176 darba stundās, kas tev ir paredzētas nākamajā mēnesī?”
Un pat ja viņi tā dara, tad, protams, šis ir lūgums veikt virsstundu darbu.
7 Labāka laika pārvalde
Nevari uzlabot to, ko tu nevari izmērīt. Šis teiciens pilnībā attiecas uz biroja darbiniekiem, kuri parasti neuzskaita savu laiku. Ja viņi uzskaitītu laiku, tad viņi spētu labāk saplānot un kontrolēt savus darbus.
Elastīgs darba grafiks un papildu projekti ir lieliski, bet ja pastāv vairāki uzdevumi, kuriem nepieciešams nopietns ieguldījums un kuriem atlikusi viena nedēļa līdz termiņa beigām, tad skaidrs, ka kontrole ir jāuzlabo. Laika uzskaite arī norāda, ka darba devējs ciena un uzticas saviem darbiniekiem, jo viņš tic, ka darbinieki ir pieauguši cilvēki, kuri spēj saplānot savu laiku.
8 Labāks pamatojums paaugstināšanai amatā/ prēmijas iegūšanai
Vai katru dienu ierodies darbā agrāk un aizej mājās vēlāk, lai parādītu savu centību? Kas gan var būt labāks pierādījums, kas ataino pie svarīgiem projektiem pavadītās virsstundas, kā darba laika uzskaites pārskats?
Darbinieks var izmantot informāciju par savām darbībām, lai labāk izskaidrotu, kāpēc viņam vajadzētu saņemt paaugstinājumu vai prēmiju. Pirmkārt, skaitļi ir pierādījums. Otrkārt, fakts, ka darbinieks ir stratēģisks un disciplinēts, parāda, ka viņš domā, kā pilnveidot sevi un uzņēmumu.
9 Godīga samaksa par godīgu darbu
Tā kā darbaspēka trūkums kļūst par arvien nopietnāku problēmu, dažos uzņēmumos virsstundas vairs nav brīvprātīga izvēle, bet gan obligāta prasība. Tas ir bēdīgi, taču noteiktās situācijās no tā nevar izvairīties. Kad darbinieki izlemj uzupurēt savu brīvo laiku un veikt virsstundu darbu, tad viņiem vajadzētu par to samaksāt. Tas nav tikai saistīts ar godīgumu, bet arī ar uzticīgām attiecībām starp uzņēmumu un darbinieku.
Daudzos gadījumos virsstundu darba samaksa būs niecīga, taču ietekme, ko rada virsstundu apzināšanās, var noteikt, vai centīgs darbinieks paliks uzņēmuma vai dosies strādāt kādā labvēlīgākā vietā.
Labumu gūst abas puses
Kā saprotat, gan darba devēji, gan darbinieki var gūt labumu no biroja darbinieku un mēnešalgu saņēmēju laika uzskaites. Bet vislielākais ieguvums ir skaidrāks priekšstats par laika izmantošanu. Ja notiek nopietnas un godīgas pārrunas par darbību, algu, mērķiem utt., tad šī informācija ir ļoti noderīga.
Tikai tādēļ, ka uzņēmums nekad nav uzskaitījis darba laiku darbiniekiem ar noteiktu algu, nenozīmē, ka tā tam vajadzētu palikt. Vai kā tā vispār bija laba ideja.
Begin ir vienkārša pašapkalpošanās vide un mobilā aplikācija, kuru darbinieki var izmantot, lai uzskaitītu savu laiku un izsekotu projektus.
