Zema produktivitāte, darbaspēka trūkums – kā ar to cīnīties
Es vēl pavisam skaidri atceros 15 gadus nesenu pagātni. Tobrīd strādāju par jaunāko vadības konsultantu un mūsu valsts gatavojās pievienoties Eiropas Savienībai (ES). Viens no apspriestākajiem tematiem šajā laikā bija darba spēka produktivitāte. Latvijas iedzīvotāji pelnīja gandrīz divas reizes mazāk kā vācieši vai citi “rietumnieki”. Mēs baidījāmies, ka līdz ar pievienošanos ES, eirozonai mūs sagaida straujš cenu kāpums, kam mūsu algas nespēs tikt līdzi.
Tobrīd pastāvēja uzskats, ka Baltijas valstis ievērojami atpaliek no Rietumiem produktivitātē uz vienu darba ņēmēju. Tieši šis faktors tika minēts kā cēlonis salīdzinoši zemākajām algām visās tautsaimniecības nozarēs. Tā kā problēmai nebija acīmredzama risinājuma, mēs vienkārši pārstājām par to runāt.
Apskatot šo problēmu šodienā, mēs varam novētot, ka atalgojuma atšķirības ir kļuvušas vēl acīmredzamākas un nemaz nerunāsim par pirktspēju. Darba produktivitātes atšķirība starp abām valstīm joprojām ir saglabājusies nemainīga (relatīvā izteiksmē).
Acīmredzamākā izmaiņa ir tā, ka šobrīd karstākais un apspriestākais temats ir “Mums izmisīgi trūkst darba roku”.
Iemesls, kādēļ vēršu uzmanību uz šo tendenci, ir gaužām vienkāršs - apgalvojums, ka “mūs darba tirgū trūkst cilvēku” nav patiesais problēmas cēlonis. Tas ir gluži tāds pats, kā pirms 15 gadiem, t.i., liela daļa uzņēmumu Latvijā nav spējīgi veiksmīgi pārvaldīt savu darbinieku produktivitāti un nav spējuši veikt vajadzīgo izrāvienu, kas būtu pietuvinājis mūsu ienākumu līmeni mūsu Eiropas kaimiņu ienākumu līmenim. Patiesībā, pastāv iespēja, ka esam kļuvuši vēl mazāk produktīvi nekā bijām līdz šim. Tas varētu izskaidrot arvien augošo plaisu starp darba algām Latvijā un Vācijā. Protams, vienmēr ir izņēmumi, tomēr tādu varētu un vajadzētu būt daudz vairāk.
Ja tu nevari to uzskaitīt, tu nevari to pārvaldīt
Cilvēki pēc savas dabas ir sarežģītas būtnes, līdz ar to arī cilvēkresursu vadība ir ļoti komplicēts process. Tieši tādēļ, lielākā daļa uzņēmumu, tiklīdz runa ir par darba laika uzskaiti un pārvaldīšanu, pieturās pie sen pārbaudītā ‘’mēs tā vienmēr esam darījuši’’ principa.
Kopš tā brīža, kad rūpnīcās parādījās pirmās darba laika uzskaties ierīces, šajā jomā nekas daudz nav mainījies, nav bijis telpas inovācijām. Neskatoties uz visām tehnoloģiju piedāvātajām iespējām, vadītāji joprojām tukši blenž uz savu darbinieku formāli nostrādātajām darba stundām un nemeklē veidus, kā šo procesu uzlabot, efektivizēt. Tieši tā varētu būt viena no būtiskākajām atšķirībām starp uzņēmumiem Latvijā un uzņēmumiem Vācijā.
Vācijā, vadītājs zina, ka katrs no viņa darbiniekiem nostrādājis 160 stundas, savukārt Latvijā vadītājs pieņem, ka katrs no viņa darbiniekiem nostrādājis nepieciešamo stundu skaitu.
Jāņem vērā ka, lielākā daļa vācu uzņēmumu pēdējos gados ir aktīvi investējuši modernos cilvēkresursu pārvaldības risinājumos un tehnoloģijās, kamēr lielākā daļa latviešu šo uzņēmējdarbības aspektu ir atstājuši pašplūsmā.
Būtībā, daudzi uzņēmēji nav spējīgi attīstīt un uzlabot savu darbinieku sniegumu, savu darbinieku produktivitāti, tikai tādēļ ka viņi neuzskaita šīs lietas pareizi vai nedara to vispār.
Tam visam ir ļoti “vienkāršs” izskaidrojums – lielākā daļa uzņēmēju Latvijā savu darbinieku nostrādāto laiku uzskaita “aptuveni”. Piemēram, ja mēnesī ir 176 darba stundas un darbinieks katru dienu ir ieradies darbā, tiek pieņemts ka viņš katru dienu ir strādājis 8 stundas. Lai gan, pastāv iespēja ka darbinieks katru dienu ir ieradies birojā 20 minūtes vēlāk un devies prom 10 minūtes ātrāk. Parēķināsim :
0,5 stundas * 250 darba dienas gadā * 10 eiro/stundā (darbinieka izmaksas) = 1250 eiro gadā tiek zaudēti uz viena darbinieka rēķina.
Bieži vien nedz darbinieks, nedz darba devējs neapzinās situācijas nopietnību līdz brīdim kamēr nostrādātais laiks netiek pienācīgi uzskaitīts. Un ja uzņēmumā šādu darbinieku ir desmiti, simti vai pat tūkstoši?
Kādēļ darba laika uzskaite ir tik sarežģīta?
Laikam, tāpat kā citiem plaši pieejamajiem resursiem, ir tendence palikt nepamanītam, paslīdēt garām un palikt neievērotam.
Dažas no biežāk sastopamajām, diemžēl, arī izplatītākajām, ar laika pārvaldīšanu un uzskaiti saistītās problēmas ir :
- Precīza darba laika sākuma un beigu uzskaite
- Laika, kas pavadīts konkrēto projektu un darbību izpildei, uzskaite
- Uzdevumam paredzētā un reāli patērētā darba laika salīdzināšana
- Krāpšanās un nekorekta darba laika datu uzrādīšana
Vairumu no šiem lielumiem nav vienkārši uzskaitīt, jau tādēļ vien, ka tas patērē ievērojamu vadītāju darba laika resursu. Vienā mirklī sāk šķist, ka patērējam laiku, lai noskaidrotu, cik daudz laika mēs patērējam. Tieši šī iemesla vadīti, daudzi uzņēmumi darba laika uzskaiti atstāj pašplūsmā, cerot ka ‘’mēs lielākoties esam efektīvi un dažas minūtes neko nemainīs’’. Tā ir mentālā barjera, kas mūs attur no tā produktivitātes izrāviena, kas mums nepieciešams, lai panāktu Rietumus.
Bet ir arī labās ziņas : modernās laika uzskaites tehnoloģijas var JŪTAMI mazināt tās galvassāpes, kas saistās ar darbinieku nostrādātā laika uzskaiti. Kā arī, šobrīd šie risinājumi vairāk nav neiedomājami dārgi un ekskluzīvi paredzēti tikai lielo uzņēmumu (vai vāciešu) vajadzībām.
Darba laika uzskaites risinājums ir …?
Acīmredzami ir tas, ka mūsu sabiedrība evolucionē, cilvēki arvien vairāk aprod ar tehnoloģijām un to piedāvātajiem risinājumiem. Pirms 15 gadiem bija daudz cilvēku, īpaši demogrāfiskā sprādziena un vecāku paaudžu pārstāvji, kuru zināšanas par datoriem un to lietošanu bija nulles līmenī. Tas, savukārt, nozīmēja to, ka liela daļa darba tirgū esošo vienkārši baidījās no datoriem un citiem tehnoloģiskajiem jauninājumiem.
Par laimi, šodien, tā vairāk nav problēma. Lielākā daļa cilvēku darbspējīgā vecumā lieliski prot apieties ar viedtālruņiem un izmanto internetbanku. Tas nozīmē tikai vienu – lielākā daļa cilvēku ir spējīgi savās ikdienas darba gaitās izmantot tehnoloģiskos risinājumus. Tas sevī ietver arī risinājumus, kas nodrošina darba laika uzskaiti.
Mūsdienās uzņēmēji var, bet pareizāk pat būtu teikt, uzņēmējiem vajadzētu uzticēt darba laika uzskaiti saviem darbiniekiem. Protams, darba laika analīze un ierosinājumi, uzlabojumi joprojām paliks vadītāju ziņā, tomēr darbinieki, veicot paši savu darba laika uzskaiti, paaugstinās iegūto datu precizitāti.
Pirms mēs runājam tālāk par dažādiem tehnoloģiskajiem brīnumiem, kas ļautu tam visam kļūt par realitāti, ir svarīgi aplūkot divas diametrāli dažādas paradigmas, kas attiecināmas uz darbinieku laika pārvaldīšanu.
Liberālā pret konservatīvo
Atruna: abi virzieni ir taisnīgi un tiem ir gan savi plusi, gan savi mīnusi. Tas, kādi pieeju, kuram no darbiniekiem vai amatiem izvēlēties, ir jūsu pašu izvēle.
“Mūs neuztrauc kur, kad un kā tu strādā, tik ilgi kamēr tas tiek darīts savlaicīgi”
Tā izpaužas liberālais skatījums uz darbinieku laiku. Tas nenozīmē, ka darba laika uzskaite netiek veikta pavisam. Tas nozīmē tikai to, ka darbiniekiem ir priekšrocība vai iespēja uzskaitīt savu laiku lielākos nogriežņos. Tā vietā, lai koncentrētos uz minūšu un stundu invertējumu, darba devējs vērtē savu darbinieku produktivitāti nedēļas vai mēneša ietvaros.
“Katra minūte ir zelta vērtē”
Tāda ir konservatīvā pieeja. Klientiem, kas saskaras ar problēmām, nepieciešami cilvēki, kas spētu viņiem palīdzēt. Kompleksi uzdevumi, kuru izpildei nepieciešama fiziska savienojamība, optimālu rezultātu sasniegšanai prasa ideālu laika sinhronizāciju. Celtņa operators, kas kavē, var likt uz sevi gaidīt 10 citiem cilvēkiem un īrētai tehnikai atrasties dīkstāvē.
Abas pieejas vienlīdz daudz var iegūt no tehnoloģiskajiem risinājumiem, kas pieejami darba laika uzskaitei. Tāpat, lai šīs abas pieejas efektīvi darbotos, starp darba devēju un darba ņēmēju ir jāpastāv godīgām un uzticības pilnām attiecībām. Ja starp darba devēju un darba ņēmēju nav uzticības un paļāvības, neviena darba laika uzskaites sistēma nespēs nodrošināt 100% efektivitāti.
Laika uzskate 21. gadsimtā
Viena no lielākajām moderno darba laika uzskaites tehnoloģiju priekšrocībām slēpjas tajā, ka tās dod iespēju ne tikai uzskaitīt laiku, bet arī darbības, projektus un citas darbinieka aktivitātes plaknes. Šī priekšrocība ļauj atrisināt vienu no samilzušajām vecās, neefektīvās darba laika uzskaites problēmām – Kāds labums ir no zināšanas, ka kāds atradies darba vietā, bez precīzas informācijas par to, kas ticis darīts?
Tieši šāda veida informācija palīdz uzņēmumiem uzlabot savus iekšējos procesus, rutīnas, optimizēt darba plānus un pietuvoties uz darbībām balstītai izmaksu kalkulācijai. Šāda pieeja palīdz samazināt izmaksas un palielināt uzņēmuma ieņēmumus.
Vēl viens tehnoloģiskais jaunievedums ir tradicionālo mehānisko risinājumu (papīra, Excel tabulu utt.) aizstāšana ar biometriskajiem termināliem, kas lietotāju identifikācijai izmanto pirkstu nospiedumus vai acs zīlīti. Iepriekš šādi tehnoloģiskie risinājumi bija dārgi un, lielākoties, tika izmantoti valsts iestādēs, bankās un Holivudā. Tomēr, mūsdienās tie ir kļuvuši daudz pieejamāki.
Divas lielākās biometrisko terminālu priekšrocības laika uzskatē ir :
- Šīs ierīces nav iespējams apmānīt. Kā mēs zinām, ir gadījumi, kad darbinieki mēdz šmaukties ar uzrādīto darba laika sākumu, darba laika beigām un pārtraukumu garumu. Tomēr, 99% no darbiniekiem nebūs gatavi iet tikt tālu, lai mēģinātu apšmaukt pirkstu nospiedumu vai acs zīlītes skeneri.
- Šīs ierīces sniedz papildus drošību. Tās var izmantot kā papildus piekļuves verifikācijas mehānismu. Vienkārša magnētiskā atslēga, kas savienota ar biometrisko termināli var pārvērst uzņēmumu par mini Fortnoksu.
Nedrīkst nepieminēt ka Eiropas Vispārīgā datu aizsardzības regula (GDPR) biometriskos datus uzskata par ‘’īpašiem’’. Tas nozīmē, ka darba devējiem ir jābūt ļoti uzmanīgiem apstrādājot (ievācot, šķirojot, izmantojot) savu darbinieku biometriskos datus.
Tie darba devēji, kuru darbaspēks ir ļoti mobils vai strādā attālināti, var gūt daudz jūtamu labumu no mobilajām darba laika uzskaites lietotnēm. To funkcionalitāte ļauj izveidot mobilus darba uzskaites terminālus. Ieguvēji šādā gadījumā ir gan liberālās, gan konservatīvās pieejas piekritēji, neatkarīgi no nozares – sākot ar paklāju tīrīšanu un beidzot ar būvniecību.
Mobilo lietotņu saskarnes darbiniekiem piedāvā ļoti plašu, ar aktivitātēm saistītās informācijas, ievades funkciju spektru. Tā kā lielākā daļa viedtālruņu gandrīz vienmēr ir tiešsaistē, šādu darbinieku tiešie vadītāji informāciju par uzdevumu izpildes gaitu saņem reāllaikā.
Mūsdienās viedtālruņi ir aprīkoti ar GPS funkciju, kas nozīmē, ka darba devējs var saņem vēl padziļinātāku informāciju par darbinieka atrašanos darba vietā.
Mobilajās lietotnēs pieejamas arī daudz sarežģītāki risinājumi, kā piemēram, ģeofenēšanas tehnoloģijas. Ap darba vietas perimetru tiek radīts virtuāls ‘’žogs’’ un tiklīdz darbinieks (ar konkrēto viedtālruni kabatā) šķērso šo iedomāto līniju, viņa darba laika uzskaite tiek uzsākta vai apturēta automātiski.
Kādu laiku atpakaļ šādi risinājumi bija visai dārgi, prasīja ļoti daudz un sarežģīta programmēšanas darba, piedevām, tie patērēja viedtālruņa bateriju uz nebēdu. Par laimi, šobrīd, tas ir risinājums, no kura liela daļa darba devēju tikai iegūs. Tuvākajā nākotnē darba laika uzskaite un plānošana mainīsies – tā kļūs pilnībā automātiska un visdrīzāk tieši ģeofensēšana būs šī jaunā darba laika uzskaites laikmeta neatņemama sastāvdaļa.
Pēdējā, bet ne būt ne mazāksvarīgākā, moderno darba laika uzskaites risinājumu priekšrocība ir vienkāršota darbinieku klātbūtnes analīze (protams, datus par šo klātbūtni sākumā nepieciešams ievākt). Bieži vien darba laika uzskaites sistēmas piedāvā saskarnes to savienošanai ar datubāzēm, kurās glabājas cita noderīga informācija. Tas nozīmē tikai vienu, arī nelieli uzņēmēji var sasaistīt savus darbības rādītājus ar datiem par darbinieku nostrādāto darba laiku un izmantot visas priekšrocības, kas tiek iegūtas no datos balstītas lēmumu pieņemšanas. Piemēram:
- Mazumtirgotāji var plānot savu darbinieku maiņas vadoties pēc klientu pirkumu datiem, tādējādi uzlabojot servisa kvalitāti.
- Būvniecības uzņēmumi var saskaņot projektu nodošanas termiņus ar savu darbinieku individuālajām prasmēm un uzdevumu izpildes ātrumu, tādējādi optimizējot personālu dažādos objektos.
- Ražošanas uzņēmumi var saskaņot datus par ienākošajiem pasūtījumiem ar informāciju par savu darbinieku klātbūtni, tādējādi komplektējot optimālās maiņas konkrētu uzdevumu izpildei.
- Pakalpojumu sfērā strādājošie uzņēmumi var saskaņot prombūtņu informāciju ar datiem par savu darbinieku prasmē, tādējādi izveidojot kvalitatīvi funkcionējošas komandas.
Esmu pārliecināts, ka katrs var iedomāties miljoniem lietu, kas ir paveicamas izmantojot pareizi uzskaitītus darba laika uzskaites datus. Galvenais ir atcerēties: ja to var uzskaitīt, to var arī uzlabot.
Ir ļoti daudz un dažādu veidu kā uzsākt vienkārši un efektīvi uzskaitīt darbinieku nostrādāto laiku. Ja visi uzņēmumi sāktu pieturēties pie šīs pieejas, iespējams, mēs piedzīvotu jaunu produktivitātes kāpumu, tādējādi padarot labāku un bagātāku mūsu, Latvijas sabiedrību.
Mēs zinām, cik svarīgi ir precīzi uzskaitīt līdz galam nenostrādātās un pārstrādātās stundas. Begin darba laika uzskaites sistēma palīdzēs jums samazināt izmaksas.
