6 patiesības par darba laika uzskaiti HoReCa
Kas ir viena no labākajām sajūtām pasaulē? Iespējams, tā ir sajūta, kas rodas, kad spēj radīt vietu, iestādi, uzņēmumu, kurp cilvēki labprāt dodas, bauda ēdienu un atmosfēru. Pirmajā acu uzmetienā viesmīlības nozare varētu būt šis sajūtas avots, ideālista sapnis, nozare, kurā gūt daudz patīkamu emociju un gandarījuma. Tomēr, palūkojoties nedaudz vērīgāk – realitāte nemaz nav tik rožainos toņos.
Garas maiņas, neparedzams darba laiks, fizisks un morāls nogurums – tās ir tikai dažas no lietām, neskatoties uz kurām, personālam ir jābūt sava uzdevuma augstumos. Kā es to zinu? Vienkārši – tādēļ, ka man bijusi iespēja strādāt gan milzīgā viesnīcā, gan ātrās ēdināšanas restorānā, gan nelielā kafejnīciņa.
Visām šīm darba vietām bija viena kopīga iezīme – problēmas ar darba laika plānošanu. Protams, tas viss ar mani notika vairāk kā pirms 10 gadiem, tagad no lielas daļas šo grūtību ir iespējams izvairīties. Viens no Begin komandas vadmotīviem ir klausīties savos klientos – saprast viņu pagātnes problēmas, zināt viņu šodienas nepieciešamības un paredzēt viņu nākotnes plānus. Mūsu klienti daudz mums iemācījuši par darba laika plānošanu, lūk – 6 lietas, ko mēs esam uzzinājuši par digitālo darba laika plānošanu HoReCa segmentā.
1 Papīrs – visa sarežģīta cēlonis
Viesmīlības nozarē vienmēr iet dažādi – karsti, nemierīgi, steidzīgi, ķepīgi vau peļķaini, un cilvēki – vienmēr steigā. Šādā darba vidē ar papīra darba laika plāniem notiek līdzīgi – tie tiek laboti, mainīti un koriģēti nepārtraukti. Liela, nesaprotama un dažkārt neprecīza manuālā darba laika uzskaite ir ne tikai neparocīga, bet arī palēnina uzņēmuma darbu, datu apstrādi un nes zaudējumus.
Protams, ne visiem ir iespēja izvairīties no analogās datu apkopošanas. Gadījumā, ja arī tev nav iespējas aizvairīties no manuālas datu ievades – izmanto tāfeli vai kādu citu viegli rediģējamu risinājumu, fotografē darba plānā esošos informāciju.
2 Excel ir labāks kā papīrs, bet joprojām – sarežģīti
Daudzi no mūsu klientiem ir atzinuši, ka Excel izmantošana neliela kolektīva (20 – 30 cilvēki) darba laika uzskaitei salīdzinājumā ar papīra grafikiem ir solis uz priekšu, taču atvieglojums ir tikai īslaicīgs. Patiesībā, izmantojot Excel kā darba laika uzskaites rīku, darbiniekiem ir daudz vairāk telpas mazām negodīgām rīcībām.
Excel vidē labojumus darba laika plānā veikt ir vienkāršāk, ātrāk un neuzkrītošāk kā tas būtu ja darba plāni tiktu sastādīti uz papīra. Tādēļ, vienmēr parūpējies par to, lai tev būtu vismaz divas darba laika plāna kopijas – viena oriģinālā un otra, kuru lietos darbinieki. Šādi izmaiņas pamanīt būs daudz vienkāršāk.
3 Magnētiskās kartes Excel tabulu vietā – gandrīz pieņemams risinājums
Un tagad viens stāsts no dzīves :
“Kādu dienu, viens no maniem draugiem, iegriezās ieturēt maltīti manā restorānā. Vēlāk es saņēmu sašutuma pilnu zvanu no viņa. Izrādās – restorānā tajā laikā bijusi tikai viena vienīga viesmīle un viņam nācies gaidīt savu pasūtījumu nepieņemami ilgi. Protams, es ķēros klāt situācijas risināšanai. Es pavadīju vairākas stundas, pētot magnētisko karšu reģistra datus, līdz konstatēju, ka virtuāli darba vietā bijuši veseli 5 darbinieki, nevis viena pati viesmīle. Izrādās – mani darbinieki jau bija izstrādājuši sistēmu, proti, dienās, kad restorānā ir mazāk apmeklētāju, laicīgi uz maiņu iznāk tikai viens no komandas un reģistrē pārējos. Šobrīd es nopietni domāju par darbaspēka optimizāciju.”
4 Digitālās darba laika uzskaites priekšrocības
Jo pieredzējušāks un nobriedušākās ir uzņēmums, jo precīzāk tas spēj paredzēt savu apmeklētāju skaitu. Tieši spēja paredzēt apmeklētāju pieplūdumu ir viens no svarīgākajiem priekšnoteikumiem, lai plānot darbu vairākus mēnešus uz priekšu. Brīdī, kad tu sāksi sagatavot darba plānu 2 – 3 mēnešus iepriekš, tavi darbinieki to novērtēs. Tu dosi viņiem iespēju iepazīties ar tiem, komentēt un veikt visas nepieciešamās izmaiņas mierīgā gaisotnē. Tas viennozīmīgi samazinās ar darba laika plānošanu saistīto stresu, kas savukārt padarīs darba grafikus labākus, darbiniekus laimīgākus un kadru mainība – samazināsies.
5 Veiksmīgs HoReCa uzņēmums uzdrīkstas mainīt lomas
Dzīvē ir tādi brīži, kad tev vienkārši nav visu nepieciešamo darbinieku, lai aizpildītu visas vakantās vietas. Šādos mirkļos – paskaties, kas notiek tev apkārt, precīzāk – tavā azotē. Jā, arī trauku mazgātājs var būt ļoti labs viesmīlis, pat bez iepriekšējas sagatavotības un oficiants – pavadīt pāris stundas virtuvē.
6 Darba likumdošanai ir nozīme
Darba likumā ir ļoti skaidri atrunāts, kādas darba stundas konkrētajā nozarē ir pieļaujamas. Jo tālāk mēs ejam, jo stingrāki un striktāki kļūst spēles noteikumi. Tādēļ, plānojot darba grafikus, nepieciešams īpašu vērību pievērst normu un noteikumu izpildei – tas ne tikai pasargās tevi no liekām raizēm, bet arī minimizēs sodu saņemšanas riskus.
Kopsavilkums
Jāatzīst, ka viesmīlības nozarē strādājošie uzņēmumi ir visai konservatīvi darba laika plānošanas un uzskaites jautājumos. Tomēr, atzīsim, mūsdienās ir ļoti daudz veidu, kā šo procesu padarīt vienkāršāku un efektīvāku! Sazinies ar mūs darba laika plānošanas ekspertu komandu un jau šodien noskaidro, kā tu vari uzlabot procesus savā uzņēmumā!
