5 iemesli, kāpēc atteikties no „vecās skolas“ darba laika uzskaites
Mūsdienu sabiedrībā ir plaši izplatīts uzskats, ka pareizi izmantojot tehnoloģijas, tās var padarīt uzņēmumu efektīvāku.
Tomēr ir daudz uzņēmumu, kas šādas sistēmas ignorē un turpina darboties “vecās skolas” stilā.
Parastā Excel tabula var būt apgrūtinoša gan darbiniekiem, gan darba devējam.
Jā, ir Excel speciālisti, kuri prot pietiekami modificēt šīs tabulas, lai tās apmierinātu pamata biznesa vajadzības darba laika uzskaitei, taču, pievienojot vairāk un vairāk sarežģītas formulas - to lietošana kļūst diezgan sarežģīta, nemaz nerunājot par manuālu datu ievadi.
Tāpēc aprakstīsim šeit 5 iemeslus, kāpēc programmatūra ir daudz efektīgāka “vecās skolas” laika uzskaites tabulu alternatīva.
1. Darba laika tabulās nav iespējams reģistrēt procesus reālajā laikā
Darba laika “zādzība” ir reāla problēma, kas uzņēmumam var izmaksāt tūkstošiem vai pat desmitiem tūkstošu eiro gadā neatkarīgi no tā, vai tā notiek ar nolūku vai bez.
Darba laika tabulu problēma ir tā, ka tās mudina darbiniekus novērtēt, cik daudz laika viņi pavadīja konkrēta uzdevuma veikšanai, nevis reģistrē reāla laika darba laiku.
Turklāt darbalaika uzskaites tabula nevar pārbaudīt, vai darbinieks tiešām bija norādītajā laikā un vietā.
Mūsdienu laika uzskaites tehnoloģijas spēj nodrošināt uzņēmumam nepieciešamos datus dažādos procesos un, izmantojot GPS lokāciju precīzi parādīt, kur darbinieki sāka un pabeidza darbu.
2. Izmantojot darba laika uzskaites tabulas, netiek ņemts vērā, cik daudz laika ir aizņēmusi to apstrāde.
Objektu vadītāji, kuri stresa vai steigas dēļ ir pārsteidzīgi apstiprinājuši nepareizu darba laika uzskaites tabulu, iespējams, ar savu lēmumu pārkāpj uzņēmuma politiku.
Vadītāji ir pastāvīgā stresā, jo ir pārāk daudz darba, un viņu lēmumi var novest pie kļūdām, kas nozīmē pārmaksāt vai nepietiekami atalgot darbiniekus, ja tiek apstiprinātas nepareizas darbalaika uzskaites lapas.
Pārejot no darba laika uzskaites uz automatizētu sistēmu, vadītāji tiek atbrīvoti no lielas daļas manuālā darba, jo laika uzskaites lapas var uzreiz noraidīt, ja tās neatbilst uzņēmuma politikai.
Likvidējot manuālo darbu, objekta vadītājs var vairāk laika veltīt citiem uzdevumiem, piemēram izmanto darba laika uzskaites un procesu analītiku lai optimizētu darbu organizāciju tādā veidā paaugstinot uzņēmuma produktivitāti.
3. Stundu lapa nezina, vai ir aizpildīta vai nē
Administratoriem var būt ļoti apgrūtinoši atgādināt darbiniekiem, ka jāaizpilda darba laika uzskaites tabulas. Tā vietā, lai ikvienu darbinieku iesauktu birojā vai sūtītu e-pastu, ir tehnoloģija, kas visu dara viņu labā.
Darba laika uzskaites tehnoloģija attīstījusies tik tālu, ka sistēmas spēj signalizēt darbiniekiem, ka ir jāfiksē darba laiks, vai pat atzīmēt darba laiku pilnīgi automātiski.
Automatizēts laika grafiks pasargās jūs no pārmērīgām izmaksām
4. Darbalaika uzskaites tabula neziņo, ja tur kaut kas nepareizi ievadīts
Galu galā Excel tabulās ir tikai ailes un formulas.
Tās nevar ievērot uzņēmuma iekšējos noteikumus un neko nezina par brīvdienām, virsstundām, algām utml.
Pareiza laika uzskaites programmatūra var nodrošināt kontroli par atbilstību noteikumiem, lai darba laika uzskaite netiktu nejauši apstiprināta, ja tā neatbilst noteikumiem.
Ja administratoram šāds darbs jāveic manuāli, tas nozīmē ikdienas piepūli un laika patēriņu. Ļaujiet automatizētajai laika uzskaites programmatūrai paveikt darbu jūsu vietā.
5. Darbalaika uzskaites tabula neprot pati sevi analizēt
Lai gan laika uzskaites tabulas labi var uzglabāt un aprēķināt datus, tās nezina, ko šie dati nozīmē.
Izmantojot automatizēto darba laika uzskaites programmatūru, varat izveidot atskaites, kas palīdzēs pieņemt biznesa lēmumus.
Pārskatu veidošana un analītika atvieglo darbu, jo ļauj apkopot un izprast iegūtos datus.
Kopsavilkums
Laikietilpīgajām un novecojušajām darbalaika uzskaites metodēm ir daudz trūkumu:
- prasa laiku un naudu
- var rasties juridiskas problēmas
- rada stresu administratoriem
- manuāls darbs
Viss iepriekš minētais novērsīs darbinieku uzmanību no savu tiešo pienākumu veikšanas, kuru dēļ viņi pieņemti darbā.
Tā vietā, lai aizkavētos pagātnē, tikai tādēļ ka tas ir pierastāk, būtu jāorientējas uz nākotnes tehnoloģiju, kas automatizē lielāko daļu procesu un aizvieto tā saukto “papīru saimniecību”. Ļaujiet uzņēmumam baudīt precīzi reģistrēta darbalaika priekšrocības!
Automatizēts laika grafiks pasargās jūs no pārmērīgām izmaksām
