Vai darbalaika uzskaites metodikas maiņa palīdzēs Jūsu uzņēmumam?
Kas ir darbalaika uzskaite?
Laika uzskaite ir darba stundu mērīšana un dokumentēšana. Uzņēmumi var izmantot šo tehnoloģiju arī, lai novērtētu darba efektivitāti un darbinieku produktivitāti.
Ar dažādu sistēmu palīdzību uzņēmums var ievākt precīzu informāciju un, pamatojoties uz to, pieņemt lēmumus. Norādīsim dažas no pazīstamākajām darba laika aprēķināšanas metodēm:
- Darba laika uzskaite uz papīra: darba stundas tiek sarakstītas uz papīra, un tas tiek nodots tālāk cilvēkiem, kas to apstrādā.
- Šis laikam ir vienkāršākais veids, kā izsekot darba laikam, taču savāktā informācija ne vienmēr būs precīza.
- Excel tabulas ir elastīgs risinājums. Darbinieki darba laiku atzīmē tabulās un par to vairs nav jāuztraucas. Pat ja šis risinājums ir ļoti darbietilpīgs, tabulu aizpildīšana ir vienkārša, kā arī savstarpējā komunikācija notiek ātri.
- Programmatūra: tehnoloģijas pastāvīgi attīstās un rada jaunus veidus, kā atvieglot uzņēmumu darbu. Laika uzskaites programmatūra, piemēram, Begin, ļauj darbiniekiem reāllaikā reģistrēt stundas, izmantojot dažādas reģistrācijas metodes, un dati uzreiz tiek pārsūtīti uz lietojumprogrammu, kur mēneša beigās ir iespējams iegūt atskaiti par katra darbinieka mēnesī nostrādātajām stundām. Vairs nav jāuztraucas, ka dati varētu būt nepareizi, kaut arī darbiniekiem var rasties sajūta, ka tiek aizskarts viņu privātums.
Darbalaika uzskaites radītie izaicinājumi
Atrast uzņēmuma vajadzībām atbilstošu risinājumu parasti ir lielākais izaicinājums, jo katrs uzņēmums mēra dažādus parametrus.
Lielākā daļa organizāciju vēlas, lai darbinieki reģistrētu, kad viņi ierodas darbā un kad dodas prom, bet citi uzņēmumi vēlas, lai viņi reģistrētu arī, cik ilgs laiks bija nepieciešams noteiktu uzdevumu vai projektu veikšanai.
Protams, ir svarīgi, lai darbinieki būtu apmierināti ar izvēlēto darbalaika uzskaites sistēmu.
Daudzu sistēmu trūkums tas, ka tās ir pārāk grūti lietojamas. Ja sistēma darbiniekiem šķiet sarežģīta, tas var radīt lielu vilšanos un galu galā sistēma netiks izmantota.
Tas pats notiek ar projektu vadīšanu: ja stundas tiek aprēķinātas neprecīzi, nav iespējams summēt izmaksas un zināt, vai projekti ir izdevīgi vai nē.
Sajukums var ietekmēt arī algu sarakstu, tāpēc cilvēki var nesaņemt taisnīgu atlīdzību par padarīto. Tāpat nav zināms, vai projektiem patērētais laiks pārsniedzis norunāto.
Automatizēts laika grafiks pasargās jūs no pārmērīgām izmaksām
Iemesli darbalaika uzskaitei
Laika pārvaldība ir svarīga jebkuram biznesam. Pamatojoties uz informāciju, kas iegūta, veicot stundu uzskaiti, var noteikt, vai uzņēmums ir uz pareizā ceļa un vai tas būs veiksmīgs nākotnē.
Darbinieki ir vissvarīgākais faktors, lai uzņēmums gūtu panākumus, tāpēc jums ir jāzina, kā uzraudzīt viņu darba laiku un apmeklētību.
Izsekojot apmeklētību, uzņēmumi var noteikt, kuri darbinieki ierodas agri, laicīgi vai (konsekventi) vēlu.
Pārskatu veidošana palīdz noteikt, kam ir visvairāk neattaisnotu kavējumu.
Pamatojoties uz šo informāciju, varat izlemt, kuri darbinieki ir vislabākie uzņēmumam; kuri ierodas laikā un ir gatavi pildīt savus pienākumus, lai darbs tiktu paveikts.
Darbalaika uzskaites programmatūra var palielināt produktivitāti un peļņu.
Uzņēmumi, kuriem nav reāla pārskata par darba laiku, nezina, vai izvirzītie mērķi var tikt sasniegti, kā plānots. Digitālā laika uzskaite daudzos uzņēmumos ir atstāta novārtā, jo tie vairāk koncentrējas uz biznesa mērķiem.
Iemesls var būt tas, ka jūs nezināt, kā var ieraudzīt plašāku ainu un neizprotat, kā programmatūra var palielināt uzņēmuma panākumus ilgtermiņā.
1. Algu aprēķins
Visizplatītākais darba laika reģistrēšanas līdzeklis ir pirkstu nospiedumu lasītājs. Ierīce fiksē nostrādātās stundas, un informācija tiek nosūtīta uz uzskaites programmu.
Elektroniskā laika uzskaite galvenokārt tiek izmantota nozarēs, kurās tiek ņemts vērā stundas darbs un kur ir radusies zināma “neuzticamība”, t.i., nepieciešamība pastāvīgi pārbaudīt, vai nav kavējumu.
Laika uzskaite aizsargā ne tikai vadītājus, bet arī darbiniekus. Reģistrējoties darbinieks var būt pārliecināts, ka nav nepatiesi apsūdzēts kavēšanā un sistēma parādīs virsstundu apmaksu.
Projektu vadītājiem šādā veidā atbrīvosies daudz laika, un viņi varēs pievērsties darbam ar pievienoto vērtību.
2. Produktivitātes mērīšana
Produktivitātes celšana var būt liels izaicinājums. 2013. gadā veiktā aptauja parādīja, ka 70% Latvijas darbinieku nav motivēti strādāt.
Galvenie iemesli, kuru dēļ darbinieki nespēj pilnībā koncentrēties darbam, ir šādi:
- Mobilie tālruņi
- Personīgā e-sarakste
- Sociālie mediji
Intereses trūkums nereti ir par cēloni zemai vai viduvējai produktivitātei.
Dažādi pakalpojumu uzņēmumi vēlas, lai darbinieki palielinātu produktīvā darba laiku, vienlaikus samazinot administratīvo uzdevumu veikšanai patērēto laiku.
Mērot darbinieku produktivitāti, jūs varat iegūt precīzu priekšstatu par to, cik darbinieki patiesībā ir prasmīgi, iesaistīti un produktīvi.
Nosauksim četrus vienkāršus veidus, kā paaugstināt darbinieku produktivitāti:
- Dažādu procesu/projektu reģistrēšana
- Darbinieku motivēšana un rezultātu izpildes plānošana
- Darbinieku apmācība
- Lielāka atbildība darbiniekiem
Kas ir biometriskās darbalaika uzskaites programmatūra?
Biometriskā laika un apmeklējuma programmatūra ir programmatūra, kas darbojas kopā ar aparatūru, kas ļauj darbiniekiem reģistrēt, kad darbs ir sākts un kad pabeigts.
Uzņēmumi var iekļaut uzskaitē dažādus faktorus, lai iegūtu labāku analīzi:
- Nodaļa
- Pusdienlaiki
- Dažādi stundu veidi
- Uz projektiem balstīta stundu uzskaite
- Gabaldarbs
- Grafiku administrēšana
- Atvaļinājumu iesniegumi
Darbiniekiem, kuri reģistrē savu darba laiku pirkstu nospiedumu ierīcē, noteikti nav jāuztraucas par drošības risku.
Kopumā sistēma neuzglabā nevienu pirksta nospiedumu, bet tā vietā izveido bināro kodu no pirksta nospieduma specifikas un nosūta to programmatūrai. Tomēr mēs iesakām pārliecināties, vai tā tiešām notiek.
Kāpēc izmantot biometriskās darbalaika uzskaites programmatūru?
Atšķirībā no citām pirkstu nospiedumu nolasīšanas ierīcēm biometriskās ierīces ir drošākas un neprasa izmantot nekādu karti vai mikroshēmu, taču nepieciešamības gadījumā ir pieejama arī šī iespēja.
Pirkstu nospiedumu nolasīšanas ierīce mūsdienās kļūst arvien populārāka, pateicoties tās daudzajām priekšrocībām.
Tā kā biometriskie termināļi atpazīst cilvēka pirkstu nospiedumus, varavīksnenes vai sejas formu, darbinieki nevar reģistrēt darba laiku viens otra vietā vai to “nozagt”.
Kā iegūtie dati tiek izmantoti vadības lēmumu pieņemšanā?
Darbinieku sniegtie dati veicina efektīvu darbaspēka resursu pārvaldību un pārskatu precizitāti.
Programmatūra apkopo datus par apmeklētību, dalību projektos un citiem algas lielumu noteicošiem faktoriem.
Pārskatā iekļautie dati ļauj vadībai pieņemt rentablus lēmumus un saprast, kā vislabāk optimizēt darbaspēka izmantošanu.
Turklāt vadība saņem noderīgus datus nostrādāto stundu analīzei, atvaļinājuma pieprasījumu apstiprināšanai, prognožu un darba grafiku veidošanai. Visaptveroša datu ievākšana un analīze uzlabo ar darbaspēka vadību saistītos lēmumus.
Vai jūsu uzņēmumā ir nepieciešama darbalaika uzskaites programma?
Laika uzskaites sistēmas, kas balstās uz “vecās skolas” papīriem, Excel izklājlapām vai atgādinājumiem par darba laika reģistrēšanu mēneša beigās, katru gadu var radīt simtiem stundu un tūkstošiem eiro zaudējumus.
Procesu uzlabojumi, ko sniedz šādi darbalaika uzskaites risinājumi, var samazināt kļūdas, uzlabot apstrādes laiku, atvieglot manuālās datu apstrādes slogu un nodrošināt uzņēmuma darbinieku un vadītāju sirdsmieru, jo atliek tikai salikt vajadzīgos algu un stundu uzskaites iestatījumus, un par pārējo parūpēsies programma.
Turklāt daudzas organizācijas atklāj, ka šo risinājumu ieviešana ir tikai viens solis ceļā uz efektīvāku darbaspēka pārvaldību un labāku klientu apkalpošanu.
Automatizēts laika grafiks pasargās jūs no pārmērīgām izmaksām
