4 iemesli, kādēļ izmantot elektronisko darba laika uzskaites sistēmu
Daudzi uzņēmumi ļauj darbiniekiem aizpildīt darba laika uzskaites tabeli, lai mēneša beigās uzņēmumam būtu pieejams nostrādāto stundu pārskats. Darba laika uzskaites tabeles dati tiek izmantoti darbinieku algu un projektu izmaksu aprēķiniem. Teorētiski viss izklausās vienkārši – darbinieki ātri pieraksta savas darba stundas, bet patiesībā tas nereti rada problēmas.
Parasti dati tiek pierakstīti papīra tabelē. Atkarībā no uzņēmuma īpatnībām, tiek apkopoti šādi dati:
- darbinieka vārds,
- darba dienas sākums,
- darba dienas beigas,
- kopējais stundu skaits,
- projekta nosaukums,
- paveiktais darba daudzums.
Tomēr bieži vien nesalasāmu darbinieku rokrakstu dēļ darba laika uzskaites tabelē norādītie laiki ir neprecīzi vai nesaprotami. Katrā ziņā papīra vai excel tabelēm ir daudz ierobežojumu, kas var negatīvi ietekmēt uzņēmuma kopējo veiktspēju. Bet labā ziņa ir tāda, ka tirgū ir pieejamas arī mūsdienīgas darba laika uzskaites sistēmas, piemēram, Begin programmatūra, kas šīs problēmas atrisina un optimizē uzņēmuma procesus.
Lasiet tālāk un uzziniet, kā elektroniska darba laika uzskaites sistēma ir labāka par papīra tabelēm!
1. Elektronisku darba laika uzskaiti ir daudz vieglāk pārvaldīt
Uzņēmumiem ir jāuztraucas par daudzām lietām - tās ir gan sapulces, gan tikšanās, gan arī projektu termiņi. Darbiniekiem, nodaļu vadītājiem un augstākā līmeņa vadītājiem ir pietiekami daudz pienākumi, kur jāiegulda laiks un enerģija. Viņiem noteikti nevajadzētu pievērsties laikietilpīgai papīra formāta darba laika uzskaites tabeļu pārvaldei. Papīra formāta tabeļu trūkumi ir:
- manuāla pārrakstīšana un aprēķināšana;
- nesalasāms rokraksts;
- iespēja sabojāt vai pazaudēt darba laika uzskaites tabeli;
- gandrīz neiespējama projekta izmaksu uzskaites īstenošana;
- sarežģīta darba stundu aprēķina kārtība.
Elektroniskajā darba laika uzskaites sistēmā šīs problēmas tiek atrisinātas. Iepazīstieties ar Liistuvabrik OÜ stāstu, kā ar mūsu sistēmu atrisinājām šīs problēmas un palīdzējām ietaupīt 81 000 EUR.
2. Papīra formāta darba laika uzskaites tabeles nav pietiekami precīzas
Nav patīkami to atzīt, tomēr, darbinieki mēdz būt negodīgi. Viņiem mēdz rasties stimuls krāpties, jo tiek maksāts par nostrādāto stundu skaitu. Melojot par faktiskajām darba stundām, algas dienā skaitļi var būt daudz skaistāki. Saskaņā ar Amerikas Darba devēju asociācijas datiem vidēji darbinieks dienā pieskaita klāt līdz pat 3% no darba laika. Darbaspēka izmaksu kalkulatorā varat aplūkot, cik daudz naudas jūsu uzņēmums zaudē neprecīzu darba uzskaites datu dēļ. Vai esat pamanījuši, ka darba laika uzskaites tabelē nekad netiek atzīmētas kavēšanās vai agrāka aiziešana no darba?
Darba laika uzskaites sistēmas, kas izmanto papīra un excel uzskaiti ir viegli izmantot ļaunprātīgos nolūkos. Tādēļ papīra un excel uzskaites izmantošana mūsdienīgā uzņēmumā dod darbiniekiem iespēju krāpties. Turklāt tā ievērojami ietekmē darbinieku motivāciju veikt reālu darbu un ievērojami samazina uzņēmuma efektivitāti. Iepazīstieties arī ar Nordic House OÜ uzņēmuma personāla vadītājas Irmeli Praks pieredzi, kā ar mūsu programmatūru palīdzējām ietaupīt 34 000 EUR.
3. Elektroniskā darba laika uzskaites sistēma uzlabo pieejamību
Tradicionālās darba laika uzskaites tabeles nav pieejamas vienlaikus vairākās vietās. Parasti tā ir darbiniekam, kas mēģina atzīmēt dienas laikā nostrādāto stundu skaitu un paveikto darba apjomu. Nodaļas vadītājam līdz algas perioda beigām nav pieejams tiešs pārskats par konkrētā darbinieka projektā nostrādāto stundu skaitu. Darba gaitā iegūt informāciju par paveikto darbu un problēmām ir ļoti grūti.
4. Iespējas, kas nav pieejamas papīra formāta darba laika uzskaites tabelēs
Darba laika uzskaites lietotnes, biometriskā ierīce un programmatūra var paveikt to, ko cilvēks izdarīt nevar. Piemēram, Begin programmatūra nosaka katra darbinieka atrašanās vietu darba laika sākumā un beigās, lai novērstu situāciju, ka darbinieks reģistrē sevi no mājām, neizkāpjot no gultas. Turklāt ir iespējams darba laiku reģistrēt ar pirkstu nospiedumu vai sejas atpazīšanas palīdzību, un tādējādi izvairīties no situācijas, ka kāds cits darbinieka vietā reģistrē darba laiku. Darbinieki savu reģistrāciju var veikt, izmantojot savu tālruni, tiešsaistes sistēmu vai arī biometrisko ierīci.
Tas viss notiek reāllaikā – administratori saņem informāciju dažās sekundēs. Tāpat programmatūra veic nepieciešamos aprēķinus.
Acīmredzams, ka darba laika uzskaite papīra formātā ir pagātnes prakse, un uzņēmumiem, kas vēlas uzlabot savu efektivitāti un samazināt iespējamās problēmas, ir jāuzsāk elektroniskās darba laika uzskaites sistēmas izmantošana. Tā radīs ievērojamu produktivitātes pieaugumu un skaidrāku uzņēmuma vadības politiku.
Sazinieties ar mums, lai iepazītos ar mūsu sistēmu video prezentācijā!
