3 vienkārši principi, kas jāievēro, izveidojot darba grafiku
Daudzi vadītāji cenšas panākt, lai darba grafiks būtu ideāls. Diemžēl tikai ļoti retajam tas izdodas, pat neskatoties uz to, ka tehnoloģijas atvieglo darba grafika veidošanas procesu arvien vairāk un vairāk.
Neatkarīgi no tā, vai izmantojat plānošanas programmu, Microsoft Excel vai papīru un zīmuli, ir dažas lietas, kas jāievēro.
Šajā rakstā mēs sniedzam trīs padomus, kas jāievēro, veidojot savai komandai ideālu darba grafiku.
1.Pazīsti savu komandu
Komandas pazīšana ir vissvarīgākā daļa darba grafika sastādīšanā. Mēs to izvirzām kā atsevišķu punktu, jo daudzi vadītāji diemžēl nezina katra sava darbinieka potenciālu.
Kāpēc komanda uzņēmumam ir tik svarīga? Tas ir tā vienkāršā iemesla dēļ, ka, zinot savu komandu, varat izdarīt gudras izvēles, lai palielinātu sava biznesa panākumus un paaugstinātu produktivitāti.
Labi pazīstot savus komandas locekļus, jums ir liela plānošanas brīvība, saskaņojot pareizās prasmes, stiprās puses, vājās puses un personības iezīmes.
Lai atvieglotu šo procesu, iesakām izveidot sarakstu, kur fiksējat šādu informāciju:
- Darbinieka vārds
- Noderīgās prasmes
- Sertifikāti
- Pilna vai nepilna laika darbalaiks
- Virsstundu darba ierobežojumi
- Personības tips (piem., draudzīgs, sabiedrisks utml.)
- Cita noderīga informācija (piem., labi spēj tikt galā, kad ir daudz cilvēku, ir precīzs utml.)
Ar automatizētās darba laika uzskaites tabulas palīdzību varēsiet samazināt savas izmaksas
Ja paskatīsities uz šo sarakstu, jums būs vieglāk atrast īsto cilvēku pareizajai maiņai. Regulāri atjauniniet sarakstu.
Reģistrējot darbinieku prasmes un īpašības, jūs iegūstat pilnīgu priekšstatu par katru komandas dalībnieku. Informācija par jūsu darbinieka prasmēm un īpašībām daudzkārt atvieglo nākamo soli.
2. Darba grafiku veido, balstoties uz saviem kompetentākajiem darbiniekiem
Mēs visi zinām, kuri ir mūsu uzņēmuma kompetentākie darbinieki. Ja jūs to vēl nezināt, ir pienācis laiks izveidot iepriekš minēto sarakstu.
Apsveriet tādus faktorus kā efektivitāte, personība, pieredze un tas, cik labi jūsu darbinieks saprotas ar citiem kolēģiem.
Kad esat izveidojis savu sarakstu, ieplānojiet cilvēkus tai maiņai, kurai viņi ir vispiemērotākie.
Tādā veidā tiks sasniegti divi mērķi:
- Piemēram, visefektīvākie darbinieki strādā visātrākajā maiņā (pusdienlaikā), savukārt pamanāmākie darbinieki strādā, kad klienti vēlas vēlas jauki pavadīt laiku (vakariņu laikā).
- Ja veidojat darba grafikus, pamatojoties uz saviem kompetentākajiem darbiniekiem, Jums katrā maiņā ir pieredzējis darbinieks, kas var atbalstīt citus. Pieredzējis darbinieks var ievērojami uzlabot maiņas kvalitāti, jo mazāk pieredzējuši kolēģi var viņu novērot un mācīties no viņa.
3. Darba grafiku izveido iespējami laicīgi
Jauna darba grafika paziņošana darbiniekiem vienmēr liek nervozēt. Pēc darba grafika saņemšanas darbinieki uztraukti skatās, vai grafiks nekonfliktē ar viņu brīvā laika plāniem.
Jūsu darbiniekiem ir vajadzīgs laiks, lai pielāgotos, un jums ir nepieciešams laiks, lai veiktu izmaiņas.
Tāpēc ir svarīgi, lai nākamā mēneša grafiks būtu izveidots pēc iespējas agrāk.
Ideāls variants ir, ja jaunais darba grafiks tiek sagatavots divas nedēļas pirms esošā grafika beigām. Tādējādi jūsu darbiniekiem būs pietiekami daudz laika, lai:
- Saskaņotu grafiku ar savām personīgajām saistībām
- Izmainītu maiņas sastāvu
- Atrastu aizvietotāju
- Apspriestu ar jums dienas un maiņas, kad ir vēlme strādāt
Ātrākais un vienkāršākais veids, kā koplietot darba grafikus ar darbiniekiem, ir to izdarīt kādā uz mākoņtehnoloģiju balstītā sistēmā vai programmatūrā. Tas rada mazāk neskaidrību un paātrina procesu.
Kopsavilkums
Pareizi rīki paātrina darbu un dažkārt padara problēmu risināšanu ērtāku.
Pat programmas, kas paredzētas citiem mērķiem, piemēram, Microsoft Excel vai Microsoft Word, var paātrināt darba grafiku veidošanas procesu salīdzinājumā ar papīru un zīmuli..
Vēl vairāk darbu atvieglo dažādas uz mākoņtehnoloģijām balstītas programmas.
Ir dažādi programmatūras risinājumi. Svarīgi ir būt pārliecinātam, vai tā programmatūra, kuru izmantojat vai plānojat izmantot, atbilst tieši jūsu uzņēmuma vajadzībām un vēlmēm.
Ar automatizētās darba laika uzskaites tabulas palīdzību varēsiet samazināt savas izmaksas
