Vai Jūs vēlētos atbrīvot gandrīz 385 darba stundas un gadā ietaupīt 46 555 EUR, kā to izdarīja „Gustav Cafe“?
Mēs visi zinām „Gustav Cafe“ mutē kūstošās kūkas, kuras gatavo aptuveni 70 konditori, un Joela Ostrata pasakainos ēdienus, kurus varam baudīt, pateicoties 40 talantīgiem pavāriem. Ar tieši tik liela kolektīva ikmēneša nostrādāto stundu un algu aprēķina administrēšanu uzņēmums var ļoti veiksmīgi tikt galā, izmantojot palīgu – Begin sistēmu.
Kāda bija situācija pirms Begin programmatūras ieviešanas?
Vislielākās galvassāpes vadītājiem sagādāja darba grafiku sagatavošana Excel programmā – dažādās ailītēs bija jāseko līdzi plānotajām stundām, turklāt arī nepilnajām un virsstundām. Agrāk katras nodaļas darba grafika sagatavošana mēnesī aizņēma 5–6 stundas, turklāt nodaļu ir vairāk, nekā vienai rokai pirkstu.
Katra mēneša beigās vadītājiem bija ļoti rosīgs laiks, kad darba stundu lapās ierakstītās stundas bija jāsaskaita un kārtējo reizi jāievada Excel tabulā, lai stundas paspētu termiņā iesniegt grāmatvedim.
Arī grāmatveža dzīve nebija „salda“, kad cipariem pilnā Excel tabula mēneša sākumā nonāca pie viņa. Bija ātri jākustina pirksti, lai visu darbinieku stundas pa vienai ievadītu algas aprēķina programmā, lai pēc tam varētu papildināt darbinieku bankas kontus. Grāmatvedim kopā šis darbs prasīja gandrīz septiņas darba dienas, kas ir ļoti ievērojams procents no visa mēneša darba dienām.
Kāda ir situācija pēc Begin programmatūras ieviešanas?
*Gustav Cafe OÜ vidējās algas 2020. gadā
Intervija ar „Gustav Cafe“ parāda, ka viņi uz darbaspēka izmaksām gadā ietaupa aptuveni 46 555 EUR.
„Vislielāko vērtību sistēma mums deva ar digitālo darba stundu aprēķināšanu, kur tiek atzīmēta faktiskā ierašanās darbā un došanās prom. Otrs ļoti liels pluss vadītājiem ir darba grafiku modulis, kas samazināja viņu ieguldīto darba stundu skaitu grafiku sagatavošanai, un, protams, ar sistēmas ieviešanu iepriecinājām arī grāmatvedi, kurš var izmantot Merit un Begin eksporta saskarni tam, lai visu darbinieku nostrādātās stundas ar dažiem datorpeles klikšķiem nosūtītu no Begin sistēmas uz Merit algas aprēķina sistēmu. Kopumā spējām ciparu ievadīšanu manuāli samazināt par vairākām stundām,“ stāstīja „Gustav Cafe“ vadītāja Eve Sisase.
Programmatūra, kas ievērojami palīdz samazināt administratīvajam darbam nepieciešamo laiku.
Kā Begin darbojas?
Stundu uzskaites lapas
Vadītāji un augstākā līmeņa vadītāji daudz laika un enerģijas ikdienā velta dažādu problēmu risināšanai. Šo problēmu skaitā noteikti nevajadzētu būt darba laika uzskaites tabulu vešanai.
Daudzi uzņēmumi noteikti ir saskārušies ar turpmāk minētajiem trūkumiem, kuri rodas, izmantojot stundu pierakstīšanu uz papīra:
- dati jāpārraksta ar roku un jāveic aprēķini
- nesalasāms rokraksts
- sabojātas vai pazudušas stundu uzskaites lapas
- sarežģīta darba stundu aprēķināšana
Ar Begin digitālo darba laika aprēķina programmatūru šīs problēmas paliek pagātnē.
Darba grafiki
Begin ir darba laika aprēķināšanai un darba grafika sagatavošanai radīta programmatūra.. Izmantojot novecojošo papīra un Excel metodi, grafiku plānošana var aizņemt daudz stundu, kā arī lapās, kuras tiek vairākkārt labotas, var viegli ieviesties kļūdas.
Begin programmatūra neļauj rasties kļūdām, kā arī tā automātiski aprēķina gan virsstundas, gan nenostrādātās stundas, kā arī normas stundas un valsts svētku stundas.
Atskaites
Papildus precīzi aprēķinātajām darba stundām, programmatūra padara darbinieku ikmēneša darba laika pārskatu iesniegšanu ātru un pārskatāmu. Tas ir arī viens no galvenajiem iemesliem, kāpēc darbinieki sāk ātri uzticēties pārskatiem. Pārskatā nonāk precīzi dati par darba laiku, virsstundām un arī izmaksu posteņiem.
Programmatūra, kas ievērojami palīdz samazināt administratīvajam darbam nepieciešamo laiku.
