Premium Properties pieredze ar Begin programmatūru
Kā digitāla darba laika uzskaite uzlabo disciplīnu un samazina izmaksas uzkopšanas industrijā Premium Properties ir uzkopšanas pakalpojumu sniedzējs, kas darbojas ar vairākiem objektiem un mainīgu darbinieku sastāvu. Pirms sadarbības ar Begin darba laika uzskaite notika manuāli, izmantojot papīra lapiņas. Tagad, pateicoties Begin digitālajai sistēmai, tā ir pārvērtusies par automatizētu, caurspīdīgu un efektīvu procesu.
Pirms Begin: Papīra pieraksti un dubultdarbs
Līdzšinējā sistēma bija pilnīgi manuāla. Katrs darbinieks saņēma nedēļas lapiņu, kurā bija jāpieraksta, kurā objektā, cikos un ko tieši darījis. Ja darbinieks nebija ieradies darbā, bīja jāatzīmē neierašanās iemesls.
Lapiņas pēc tam nonāca pie grāmatveža, kurš datus vispirms ievadīja Excel tabulā, un vēlāk vēlreiz pārkopēja tos algu aprēķina sistēmā.
“Grāmatvedis noteikti pavadīja vismaz vienu pilnu dienu mēnesī šim procesam,” stāsta Premium Properties.
Ikdienas stundu zaudējumi
Uzkopšanas nozarē darbinieki bieži pieraksta sev laiku par labu. Premium Properties novēroja, ka vidēji katrs darbinieks pierakstīja vismaz 30 minūtes dienā sev par labu.
Pie 27 darbiniekiem tas nozīmē 13,5 “neattaisnotas” stundas dienā jeb 270 stundas mēnesī (pie 20 darba dienām).
Pie vidējās stundas likmes uzkopšanas nozarē (~4,97 EUR/h), šīs “neredzamās” stundas nozīmē ap 1 340 EUR mēnesī lielus zaudējumus. No ietaupījuma skata punkta, fiskālā gada ietvaros summa būtu 11 232 EUR. Skat. tabulu zemāk.
Pēc Begin: Caurspīdība un disciplīna
Pēc Begin ieviešanas ir pilnīgi cita situācija:
- Darbinieki iečekojas objektos digitāli;
- Vadība redz, kurš darbinieks cikos bijis kurā objektā;
- Samazināts grāmatveža darbs – dati ir gatavi eksportam;
- Lielāka disciplīna, it īpaši jaunajiem darbiniekiem.
“Disciplīnas uzlabojums ir vislielākā vērtība, ko Begin mums devis,” norāda uzņēmums. “Vecie darbinieki jau bija godprātīgi, bet jaunie bieži mēģina ‘pievilkt klāt’ laiku. Tagad tas vairs nav iespējams.”
Grāmatvedības laika ietaupījums
Iepriekš grāmatvedis mēnesī veltīja vismaz 8 stundas manuālai datu ievadei. Pie vidējās grāmatveža algas (2000 EUR/mēn.), stundas likme ir 12,50 EUR. Tātad ietaupījums uz šo pozīciju vien ir 100 EUR mēnesī.
Kopsavilkums: Cik liels ir ieguvums?
Kopējais ietaupījums mēnesī:
- ∼ 1 340 EUR no stundu uzskaites precizēšanas;
- 100 EUR no grāmatvedības darba optimizācijas;
- + caurspīdība un disciplīna, ko grūtāk izmērīt naudas izteiksmē, bet jūtama ikdienā.
Begin sistēma ir spējīgs instruments uzņēmumiem ar vairākiem objektiem un mainīgiem darbiniekiem, kur galvenais izaicinājums ir kontrole, precizitāte un darba kultūras uzturēšana.
Kā Begin darbojas?
Stundu lapas
Līderi un augstākā līmeņa vadītāji ikdienā tērē daudz laika un enerģijas dažādu problēmu risināšanai. Un, lai risinātu šīs problēmas, noteikti nav jāietver darbs ar papīra laika uzskaites žurnāliem.
Saprotams, daudzi uzņēmumi, strādājot ar papīra stundu lapām, ir saskārušies ar šādiem trūkumiem:
- manuāla pārpublicēšana un datu aprēķināšana
- nesalasāms rokraksts
- sabojātas vai pazaudētas darba laika uzskaites tabulas
- grūti aprēķināt darba laiku
Turklāt, izmantojot Begin digitālo laika uzskaites programmatūru, šīs problēmas ir pagātne.
Darba grafiki
Begin ir programmatūra, kas paredzēta darba laika aprēķināšanai un darba grafika izveidošanai. Izmantojot vecmodīgās stundu lapas uz papīra un Excel metodes, grafiku plānošana var ilgt stundas, un vairākas reizes pārskatītās lapas var viegli kļūdīties.
Begin programmatūra novērš kļūdas un turklāt automātiski aprēķina virsstundas, nenostrādātās stundas, standarta un svētku dienas.
Vai arī Jūsu uzņēmumā darba laiks vēl tiek uzskaitīts Excelī vai uz papīra?
