Kā Quader GMBH ietaupa virs 52 000 euro gadā ar Begin
Uzņēmuma Quader GMBH pieredze, ieviešot Begin programmatūru
Kompānija Quader GMBH parūpēsies par jūsu interjera iekārtošanu – sākot no korpusa un ģipškartona konstrukcijām un beidzot ar grīdas segumiem, vannas istabas flīzēm un pilnu mēbeļu aprīkojumu. Ērta uzskaišu un pārskatu sistēma uzņēmuma darbiniekiem palīdz nodrošināt vēl labākus un ātrākus pakalpojumus, koncentrējoties uz būtiskāko – klientu. Quader GMBH piedāvā kvalitatīvus, pārdomātus risinājumus būvniecības jomā, iesaistot savus klientus projekta plānošanā un daloties ar profesionāļu pieredzē balstītiem ieteikumiem.
Darba laika uzskaite pirms Begin ieviešanas
Iepriekš darbinieku darba laika uzskaite uzņēmumā bija laikietilpīga un sarežģīta. Uzņēmums programmā Excel bija izveidojis izdrukājamas veidlapas ar objektu sarakstu un nedēļas plānu, darbinieki tajās atzīmēja darba laika sākumu un beigas, pauzes un paveiktā darba apjomu. Katru pirmdienu administrācijas darbinieks iepriekšējās nedēļas datus ievadīja statistikas programmā. Atkarībā no apjoma veidlapu ievadīšana programmā vidēji aizņēma pusi darba dienas. Priekšniecība savukārt pārskatus par darbaspēka paveikto, nostrādātajām stundām, materiālu izdevumiem u. tml. saņēma tikai reizi mēnesī.
WhatsApp grupas, lai novērstu darba laika uzskaites kļūdas
Jāņem vērā, ka darbinieku ar roku ierakstītie dati mēdza būt neskaidri vai kļūdaini, tāpēc bija jāvelta papildu laiks, zvanot darbiniekiem un precizējot atsevišķas detaļas. Lai mazinātu šādas problēmas un veiksmīgāk kontrolētu darbinieku darba laika uzskaiti, uzņēmumā pēdējos 4–5 gadus bija ieviesta arī WhatsApp grupu sistēma. Katram objektam bija izveidota atsevišķa grupa, kurā strādnieki, ierodoties darbā, ierakstīja darba laika sākuma un, dodoties mājās, beigu laiku. Šādu neordināru risinājumu ieviesa uzņēmuma vadītājs Andrejs.
Ietaupiet laiku, nomainot papīra pierakstus darba laika reģistrēšanai uz programmatūru.
Uzņēmuma darba apjoms
Šobrīd uzņēmumā strādā 22 celtnieki (vienlaikus uzņēmumā mēdz strādāt līdz 30 celtniekiem) un četri administrācijas darbinieki. Uzņēmuma apgrozījums ir salīdzinoši neliels – 2,5 miljoni gadā. Darbinieka vidējā stundas likme ir 22–25 eiro stundā.
Pārredzami un ērti pieejami pārskati par uzņēmuma darbību
Līdz ar Begin programmatūras ieviešanu darbs uzņēmumā kļuvis vienkāršāks. Tagad jebkurā laikā administrācija un uzņēmuma vadība var vienuviet piekļūt informācijai par katru projektu – grāmatvedībai, atskaitēm, darbinieku stundas likmēm, darba laika uzskaitei u tml. Tāpat programmatūrā Begin pieejami uzņēmuma pārskati gan par objektos izmantotajiem materiāliem, gan biroja ikdienas darbu, kā arī katra projekta budžetu un konkrētā brīža apgrozījumu. Tas ļauj sekot līdzi, vai projekts nes peļņu vai zaudējumus, un analizēt katra projekta darbību – darbinieku skaitu, materiālu patēriņu, lai pārplānotu darbu, ja tas nepieciešams, sniegtu ieteikumus klientiem, precizētu tāmi utt.
Ietaupīts laiks un līdzekļi
Programmatūra arī palīdzējusi samazināt datu ievadīšanai un analīzei veltīto laiku. Uzņēmuma administrācijas darbiniekam vairs nav jāvelta puse darba dienas datu ievadīšanai. Kopš process ir automatizēts, šo laiku var veltīt citiem pienākumiem.
Uzņēmums izmanto arī fotografēšanas funkciju Begin lietotnē – darbinieki dienas beigās nofotografē savu darbu, lai darba devējs redz, cik daudz ir paveikts, un nepieciešamības gadījumā var precizēt, kas nav izdarīts. Lai arī to pašu varētu darīt iepriekš minētajās WhatsApp grupās, šādi informācija nav tik izkaisīta, informācijas aprites process ir skaidrāks un sakārtotāks. Tas palīdz arī uzraudzīt darbinieku darbu, līdz ar to darbinieki ir disciplinētāki un motivētāki.
Svarīgi atzīmēt, ka “Begin” programmatūra ievērojami veicina uzņēmuma finansiālo ietaupījumu. Par pamatu aprēķinam ir izmantota Quader GMBH vidējā stundu likme Vācijā 23eur/h. Savukārt, vidējais noapaļotais minūšu skaits dienā uz vienu darbinieku ir 15 minūtes, un tas veido kopējo cilvēkresursu izmaksu ietaupījumu virs 52 000 EUR gadā. Papildu tiek ietaupīts administratoru laiks 4h+ nedēļā jeb 20h+ mēnesī, ko iespējams veltīt citiem darbiem.
Uzņēmuma vadītājs Andrejs atzīst, ka sākotnēji pāreja uz Begin lietotni bija vienkārša un bija nepieciešams īss laiks, lai to apgūtu, kā arī sakārtotu darba procesus. Šobrīd darbinieki ir apmierināti, ka viņiem nav jānodarbojas ar birokrātiju un informācijas aprite ir automatizēta. Ieguvēji uzņēmumā ir visi, tāpēc Andrejs iesaka arī citiem šajā jomā strādājošiem iepazīties ar Begin lietotni un izmantot tās priekšrocības.
Kā Begin darbojas?
Stundu uzskaites lapas
Vadītāji un augstākā līmeņa vadītāji daudz laika un enerģijas ikdienā velta dažādu problēmu risināšanai. Šo problēmu skaitā noteikti nevajadzētu būt darba laika uzskaites tabulu vešanai.
Daudzi uzņēmumi noteikti ir saskārušies ar turpmāk minētajiem trūkumiem, kuri rodas, izmantojot stundu pierakstīšanu uz papīra:
- dati jāpārraksta ar roku un jāveic aprēķini
- nesalasāms rokraksts
- sabojātas vai pazudušas stundu uzskaites lapas
- sarežģīta darba stundu aprēķināšana
Ar Begin digitālo darba laika aprēķina programmatūru šīs problēmas paliek pagātnē.
Darba grafiki
Begin ir darba laika aprēķināšanai un darba grafika sagatavošanai radīta programmatūra.. Izmantojot novecojošo papīra un Excel metodi, grafiku plānošana var aizņemt daudz stundu, kā arī lapās, kuras tiek vairākkārt labotas, var viegli ieviesties kļūdas.
Begin programmatūra neļauj rasties kļūdām, kā arī tā automātiski aprēķina gan virsstundas, gan nenostrādātās stundas, kā arī normas stundas un valsts svētku stundas.
Atskaites
Papildus precīzi aprēķinātajām darba stundām, programmatūra padara darbinieku ikmēneša darba laika pārskatu iesniegšanu ātru un pārskatāmu. Tas ir arī viens no galvenajiem iemesliem, kāpēc darbinieki sāk ātri uzticēties pārskatiem. Pārskatā nonāk precīzi dati par darba laiku, virsstundām un arī izmaksu posteņiem.
Ietaupiet laiku, nomainot papīra pierakstus darba laika reģistrēšanai uz programmatūru.
