Ražošanai: Kā „Pagaripoisid OÜ“ gadā ietaupīja gandrīz 31 300 EUR?
„Pagaripoisid OÜ“, kas savu darbību uzsāka 1995. gadā un tagad ir izaudzis par vienu no lielākajiem maizes un konditorejas uzņēmumiem Igaunijā, jau gandrīz gadu izmanto Begin programmatūru. Mēs jautājām uzņēmuma grāmatvedei Annei Pernai un ražošanas vadītājai Kajai Oolo, kā darba laika uzskaites process darbojās pirms Begin un kas mainījās pēc jaunās sistēmas ieviešanas. Kā galveno vērtību Anne izceļ precīzu pārskatu par darbinieku faktisko darba laiku un līdz ar to arī iespēju efektīvāk sadalīt darbaspēka resursus.
Kāda bija situācija pirms Begin programmatūras ieviešanas?
Viss darba laika aprēķināšanas process pirms Begin ieviešanas tika veikts programmā Excel, kur katru mēnesi tika pievienots jauns grafiks, un, ja nepieciešams, tika veiktas izmaiņas (piemēram, ja kāds saslima). Tas bija noteikts darba grafiks (garā un īsā nedēļa), un katru mēnesi tika nokopēts iepriekšējā mēneša grafiks. Šāda informācija, ja kāds darbinieks, piemēram, aizgāja no darba agrāk, parasti Excel tabulā nenonāca. Mēneša beigās informācija nonāca pie asistenta, kuram algu aprēķināšanai bija manuāli jāievada visa informācija grāmatvedības programmā. Diezgan bieži bija jāpārbauda, vai dati ir pareizi. Pēc Annes teiktā lielākā daļa laika tika veltīta pārbaudīšanai, vai informācija Excel programmā ir pareiza. “Datu ievadīšana grāmatvedības sistēmā neprasa daudz laika, bet laiku pa laikam bija nepieciešams precizēt, vai ieraksts tiešām ir pareizs – jāskrien pie kāda un jāprasa, vai viņš bija darbā vai nē. Tieši tas prasīja laiku.”
Atsakieties no papīra stundas lapām un automatizējiet savus darba laika uzskaites procesus.
Kāda ir situācija pēc Begin programmatūras ieviešanas?
SLai saprastu, cik daudz Begin programmatūra ir „Pagaripoisid OÜ“ palīdzējusi, mēs lūdzām Annu dalīties ar mums dažos skaitļos. Uzzinājām, ka uzņēmumā kopumā strādā aptuveni 50 cilvēki un darba devēja izmaksas uz vienu darbinieku ir 9,40 EUR/h. Mēs arī jautājām, cik daudz laika darbinieki agrāk varēja noapaļot sev par labu (stundu noapaļošana ne vienmēr bija ļaunprātīga). Pēc Annes domām, tas varēja būt apmēram 15 minūtes dienā.
Pamatojoties uz šiem skaitļiem, mēs varam veikt šādu aprēķinu:
(Darbinieku skaits x stundu noapaļošana) / 60 (mēs pārveidojam stundas minūtēs) x darba dienu skaits x darbinieka alga x 12 (mēnešu skaits) jeb: (37* x 15) /60 x 30 x 9,40 x 12 = **31 302 EUR gadā ***Aprēķināts ar 75% darbinieku, jo tiek strādāts gan maiņās, gan 40 stundas nedēļā
Saskaņā ar „Pagaripoisid OÜ“ grāmatvedes Annes Pernas teikto, pateicoties Begin, viņi uzzināja, kas patiesībā notiek: “Tagad mēs redzam, ka faktiski dažreiz darbinieki nav darbā visu darba dienu, un iet prom pat stundu agrāk. Pateicoties Begin, mēs redzam faktiskās darba stundas, un tādēļ nonācām pie tā, ka sākām darba laiku un darbaspēku plānot jaunā veidā.“
Ražošanas vadītāja Kaja Oolo, kura pievienojās uzņēmumam tad, kad tika uzsākta Begin programmatūras izmantošana, uzsvēra programmatūras lietošanas ērtumu: “Grafikos ir iespējams plānot tā, lai visus tos darbiniekus, kuri strādā vienlaicīgi, var reizē atzīmēt grafikā, un tā veselu mēnesi iepriekš. Tas ir ļoti ērti. Turklāt grafikā ir redzamas visas virsstundas un nepilnīgi nostrādātās stundas, kā arī virsstundas periodā, kas arī padara plānošanu ļoti ērtu.“ Kaja vēl piebilda, ka stundu lapas pārvaldība ir ļoti ērta un dod pārskatu reālajā laikā par to, kurš ir reģistrējies darbā un kurš nē, un, ja nepieciešams, nekavējoties var veikt izmaiņas.
Kā Begin darbojas?
Stundu uzskaites lapas
Vadītāji un augstākā līmeņa vadītāji daudz laika un enerģijas ikdienā velta dažādu problēmu risināšanai. Šo problēmu skaitā noteikti nevajadzētu būt darba laika uzskaites tabulu vešanai.
Daudzi uzņēmumi noteikti ir saskārušies ar turpmāk minētajiem trūkumiem, kuri rodas, izmantojot stundu pierakstīšanu uz papīra:
- dati jāpārraksta ar roku un jāveic aprēķini
- nesalasāms rokraksts
- sabojātas vai pazudušas stundu uzskaites lapas
- sarežģīta darba stundu aprēķināšana
Ar Begin digitālo darba laika aprēķina programmatūru šīs problēmas paliek pagātnē.
Darba grafiki
Begin ir darba laika aprēķināšanai un darba grafika sagatavošanai radīta programmatūra.. Izmantojot novecojošo papīra un Excel metodi, grafiku plānošana var aizņemt daudz stundu, kā arī lapās, kuras tiek vairākkārt labotas, var viegli ieviesties kļūdas.
Begin programmatūra neļauj rasties kļūdām, kā arī tā automātiski aprēķina gan virsstundas, gan nenostrādātās stundas, kā arī normas stundas un valsts svētku stundas.
Atskaites
Papildus precīzi aprēķinātajām darba stundām, programmatūra padara darbinieku ikmēneša darba laika pārskatu iesniegšanu ātru un pārskatāmu. Tas ir arī viens no galvenajiem iemesliem, kāpēc darbinieki sāk ātri uzticēties pārskatiem. Pārskatā nonāk precīzi dati par darba laiku, virsstundām un arī izmaksu posteņiem.
Atsakieties no papīra stundas lapām un automatizējiet savus darba laika uzskaites procesus.
