7 iemesli, kāpēc stundu lapām būtu jābūt digitālā formātā
Kas ir stundu lapa?
Stundu lapa ir datu tabula, ko darba devējs izmanto, lai gūtu pārskatu par katra konkrēta darbinieka nostrādāto laiku.
Uzņēmumi izmanto stundu lapas, lai reģistrētu veiktos uzdevumus un projektos vai ar klientiem pavadītā laika uzskaitei. Mūsdienās izmanto šādas metodes:
- Papīra formāta dokumenti
- Excel tabula
- programmatūra
Daudzi uzņēmumi liek darbiniekiem aizpildīt stundu lapas, lai mēneša beigās gūtu pārskatu par iepriekšējā periodā nostrādātajām stundām.
Uz stundu lapu pamata darbiniekiem tiek izmaksātas algas, kā arī tiek veikti projektu izdevumu aprēķini. Teorijā tas ir vienkārši, un nostrādātās stundas var aprēķināt dažos mirkļos, taču realitāte nav tik rožaina.
Kādas problēmas rodas ar stundu lapām?
Parasti dati tiek ierakstīti tabulā uz papīra. Atkarībā no uzņēmuma vajadzībām var tikt uzskaitīti šādi dati:
- darbinieka vārds
- darba dienas sākums
- darba dienas beigas
- kopējais stundu skaits
- projekta nosaukums
- paveiktie darbi
Taču bieži vien laiki tiek norādīti neprecīzi, kā arī darbinieku rokraksti mēdz būt grūti salasāmi.
Jebkurā gadījumā stundu uzskaitei uz papīra, pēc tam to visu ievadot Excel, ir daudz trūkumu, kas vispārīgā gadījumā negatīvi ietekmē uzņēmuma apgrozījumus.
Par laimi tagad ir pieejami arī mūsdienīgāki varianti darba laika uzskaitei, piemēram, Begin programmatūra, kas nostrādāto stundu uzskaiti padara daudz efektīvāku.
Uzzini, kas ir galvenie iemesli, kāpēc nostrādātā laika uzskaites programmatūra ir labāka par uzskaiti uz papīra.
1. Digitālās stundu lapas ir daudz vienkāršāk apstrādājamas
Uzņēmuma vadītājiem ir daudz citu lietu, par ko uztraukties: sapulces, tikšanās, projektu termiņi.
Ir milzum daudz problēmu, kurās darbiniekiem, vidējā ranga vadītājiem un augstākā līmeņa vadītājiem nākas ieguldīt savu laiku un enerģiju.
Noteikti tām nevajadzētu pievienot vēl ņemšanos ar stundu uzskaites papīriem.
Papīra formāta stundu lapām ir šādi mīnusi:
- dati jāpārraksta ar roku un jāveic aprēķini
- nesalasāmi rokraksti
- bojātas vai pazudušas stundu lapas
- apgrūtināta projekta izdevumu uzskaite
- sarežģīta nostrādāto stundu aprēķināšana
Ar digitālo darba laika uzskaites programmu šīs problēmas paliek pagātnē.
2. Darba laika uzskaite papīra formātā nav pietiekami precīza
Nav patīkami to apzināties, bet darbinieki, aizpildot laika uzskaites tabulu, mēdz krāpties.
Viņiem ir visai spēcīgs motīvs to darīt: samaksa tiek rēķināta pēc nostrādātajām stundām.
Melošana par nostrādātajām stundām var algas dienā visai patīkami atsaukties uz bankas konta atlikumu. Pēc ASV darba devēju asociācijas veiktā pētījuma vidusmēra darbinieks dienā sev pieraksta klāt līdz pat 3% nostrādātā laika.
Vai esat pamanījuši, ka stundu lapās nekad neatzīmē kavējumus vai agrākas aiziešanas?
Darbalaika uzskaite uz papīra vai Excel ir tik viegli apkrāpjama sistēma, ka gluži vai pamudina darbiniekus būt negodīgiem. Tas savukārt slikti ietekmē darbinieku motivāciju strādāt un pazemina uzņēmuma efektivitāti.
3. Palieliniet efektivitāti, izmantojot apkopoto informāciju
Ja ir iespēja saņemt automatizētu pārskatu par to, kā darbinieki pavada darba laiku, tas var palīdzēt ievērojami uzlabot uzņēmuma projektu vadīšanu.
Ja pamanāt, ka projekti kavējas aizvien vienā un tajā pašā posmā, vai tā būtu plānošana, vai nobeiguma etaps, komandu vadītāji var veikt izpēti, kas tie ir par šķēršļiem.
Darba laika uzskaites lietojumprogramma var palīdzēt pilnveidot darba plūsmu, procesus vai pat komandas savstarpējo komunikāciju.
To var paveikt tikai tādā gadījumā, ja ir precīzi zināms, cik ilgs laiks tiek patērēts uz katru projektu.
Ar automatizētās darba laika uzskaites tabulas palīdzību varēsiet samazināt savas izmaksas
4. Digitālās darba laika tabulas ir labāk pārskatāmas
Tradicionālajām stundu lapām nevar piekļūt no vairākām vietām vienlaikus.
Parasti tās atrodas pie darbiniekiem, kuri dienas laikā atzīmē nostrādāto laiku un paveiktos darbus.
Vadītājam nav iespējams tiešā veidā apskatīt darbinieku iztērēto laiku uz konkrētu projektu pirms algas perioda beigām. Ir grūti jebkurā brīdī saņemt informāciju par paveiktajiem darbiem un problēmām objektā.
5. Iespējas, kuru nav, izmantojot papīra stundu lapas
Nostrādātā laika aprēķina funkcija, biometriskā ierīce un programmatūra var izdarīt to, ko cilvēks pats nevarētu.
Piemēram, Begin lietotnei piesaistītais GPS pozicionē katra darbinieka atrašanās vietu darbalaika sākumā un beigās, lai nepieļautu situāciju, ka darbinieks reģistrējas darbā, neizkāpjot no gultas.
Vēl ir iespējams reģistrēt darba laiku, izmantojot pirkstu nospiedumu atpazīšanu, tādējādi var izvairīties no situācijas, ka darbinieka ierašanās laiku reģistrē kāds cits.
Darbinieki savu darba laiku reģistrē ar savu viedtālruni, pašapkalpošanās vidē vai ar attiecīgu ierīci.
Viens attēls pasaka vairāk nekā tūkstoš vārdu! Šī funkcija atvieglo informācijas apmaiņu starp darbinieku un biroju.
Katrs fotoattēls tiek sasaistīts ar objektu, kā arī to var papildināt ar tekstu, uz tā var veikt atzīmes utml.
6. Ietaupiet uzņēmuma naudu, uzlabojot personāla administrēšanu
Ar lietojumprogrammas palīdzību iegūsiet konkrētu informāciju par to, ko darbinieki katru dienu dara, un zināsiet, kurās vietās un ko vajag izmainīt, lai paaugstinātu uzņēmuma rentabilitāti.
Automatizētās stundu lapas ļaus jums saprast, kuri darbinieki strādā visproduktīvāk un efektīvāk.
Tas nozīmē, ka varēsiet ātri un saprotami redzēt, kurus darbiniekus prēmēt, bet kuri tikai tērē laiku un rada uzņēmumam papildu izdevumus.
7. Pieņemiet pareizos lēmumus, veicot personāla atlasi
Būt labāk informētam nozīmē, ka varat pieņemt izsvērtus lēmumus attiecībā uz resursiem un personālu, kā arī izvairīties no kļūdām, kas dārgi maksā (piemēram, darbinieku skaita palielināšana, ja darba apjoms to neprasa).
Kopsavilkums
Kā redzams, automatizētās stundu lapas palīdz uzņēmuma vadībai izprast darbinieku vajadzības, kā arī padara redzamu katra darbinieka patiesībā nostrādāto laiku.
Tas ir labs veids, kā pilnvērtīgi vadīt uzņēmumu un saprast uzņēmuma vajadzības. Ir acīmredzams, ka darba laika uzskaite papīra formātā ir pagātne, tāpēc uzņēmumi, kas vēlas palielināt efektivitāti un izvairīties no iespējamām problēmām, izvēlas izmantot uz tiešsaistes programmatūru balstītu darba laika uzskaiti.
Šis lēmums nozīmē ievērojamu efektivitātes paaugstināšanos.
Ar automatizētās darba laika uzskaites tabulas palīdzību varēsiet samazināt savas izmaksas
