HoReCa sektoram: Kā viesnīca Telegraaf un restorāns Tchaikovsky ietaupa aptuveni 14,600 eiro gadā?
Viesnīca Telegraaf un restorāns Tchaikovsky tagad atrodas Tallinas vecpilsētā, 1878. gadā celtā ēkā, kur kādreiz atradās Eesti Telegraaf centrālā stacija. Viesnīca piedāvā viesiem greznu pieredzi, un restorāns, kurā tiek pasniegti mūsdienīgi franču-krievu virtuves ēdieni, piedāvā neticamu garšas ceļojumu.
Izmantot Begin programmatūru, gan viesnīca, gan restorāns sāka jau 2018. gadā. Viesnīcas ģenerāldirektore Rita Kaup dalījās ar mums uzņēmuma pieredzē, un mēs viņai jautājām par ietaupījumiem, ko viņi ir ieguvuši, ieviešot Begin programmatūru.
Kāda bija situācija pirms Begin?
Lai plānotu darba grafikus un aprēķinātu darba stundas, tika izmantots Excel gan viesnīcā, gan restorānā Tchaikovsky. Pēc Ritas teiktā, viņu Excel izklājlapa bija diezgan labi strukturēta - bija iespējams apkopot virsstundas un nepilnīgi nostrādāto laiku 4 mēnešu griezumā, arī standarta stundas tika pareizi atspoguļotas. Taču bija problēma ar īpašo stundu likmju piešķiršanu un aprēķināšanu, jo Excel to vienkārši neatļāva.
Lai gan dažādās nodaļās tas var nedaudz atšķirties, pabeigtais darba grafiks parasti tika izdrukāts un atdots darbiniekiem. Visas pa mēnesi notikušās izmaiņas maiņas vecākie vadīja tieši Excelī.
Tomēr par reālo darba laiku nav bijis pieejams pārskats un tāpēc vadītājiem bija manuāli jāaprēķina un jāpiešķir dažāda veida stundas, pēc tam saņemtie dati tika nodoti grāmatvedībā algu aprēķināšanai.
Kāda situācija uzņēmumā ir tagad, lietojot Begin programmatūru?
Lai saprastu, cik ļoti Begin programmatūra ir palīdzējusi Ritai, mēs lūdzām viņu dalīties ar mums dažos aprēķinos. Noskaidrojām, ka uzņēmumā kopumā strādā 62 cilvēki un darba devēja izmaksas uz vienu darbinieku ir 8 € / h. Mēs arī apskatījām iespēju, cik daudz laika darbinieki varēja noapaļot sev par labu (stundu noapaļošana ne vienmēr bija ļaunprātīga), kas, pēc Ritas domām, varētu būt aptuveni 7 minūtes. Pamatojoties uz šiem skaitļiem, mēs varam veikt šādu aprēķinu:
(Darbinieku skaits x noapaļotās minūtes) / 60 (mēs pārceļam stundas uz minūtēm) x darba dienu skaits x darbinieka alga x 12 (mēnešu skaits) vai:
(62 x 7) / 60 x 21 x 8 x 12 = 14 582 eiro gadā
Kā liecina iepriekš minētie skaitļi, precīzāka darba laika mērījuma rezultātā ir ietaupīti aptuveni EUR 14 600 gadā. Tomēr papildus naudas taupīšanai Rita norādīja uz citiem Begin programmatūras izmantošanas pozitīvajiem aspektiem: “Mēs visvairāk gūstam labumu no Begin tieši tāpēc, ka laika grafiks ir precīzs. Pašreizējās izmaiņas grafikā, kas notiek mēneša vidū, ir daudz vieglāk pārvaldāmas, jo sistēma salīdzina faktiskās reģistrācijas ar grafika laikiem, turklāt informācija ir redzama visiem vadītājiem visu laiku.”
Ar automatizētās darba laika uzskaites tabulas palīdzību varēsiet samazināt savas izmaksas
Vēl viena priekšrocība, pēc Ritas domām, ir tā, ka programmā Begin jūs varat arī apskatīt vēsturiskos datus, kas dod iespēju redzēt veidojošos apmeklējumu modeļus. “Piemēram, ja cilvēks pastāvīgi kavējas 10 minūtes no mēneša uz mēnesi, tad programmatūra sniedz ļoti labu pārskatu un ir iespēja pamatoti brīdināt cilvēku. Ja pirmā darbinieka maiņa beidzas pulksten trijos un otrās maiņas darba laiks sākas 10 minūtes pirms pulksten trijiem, lai būtu pietiekami daudz laika maiņas nodošanai. Tad atkārtotas kavēšanās gadījumā, pirmās maiņas darbinieks vienmēr cieš un tāpēc nevar doties mājās savlaicīgi. Tā ir laba iespēja uzraudzīt šādus kavēšanās modeļus un lietošanas laiku Begin programmatūrā. "
Pēc Ritas teiktā, šīs 11 papildu stundas norādītas tabulā, kuras iepriekš vidējā līmeņa vadītāji pavadīja ikmēneša darba laika aprēķināšanas procesiem, tagad tiks novirzītas darbībām, kas attīsta un virza uzņēmumu.
Kā Begin darbojas?
Stundu lapas
Līderi un augstākā līmeņa vadītāji ikdienā tērē daudz laika un enerģijas dažādu problēmu risināšanai. Un, lai risinātu šīs problēmas, noteikti nav jāietver darbs ar papīra laika uzskaites žurnāliem.
Saprotams, daudzi uzņēmumi, strādājot ar papīra stundu lapām, ir saskārušies ar šādiem trūkumiem:
- manuāla pārpublicēšana un datu aprēķināšana
- nesalasāms rokraksts
- sabojātas vai pazaudētas darba laika uzskaites tabulas
- grūti aprēķināt darba laiku
Turklāt, izmantojot Begin digitālo laika uzskaites programmatūru, šīs problēmas ir pagātne.
Darba grafiki
Begin ir programmatūra, kas paredzēta darba laika aprēķināšanai un darba grafika izveidošanai. Izmantojot vecmodīgās stundu lapas uz papīra un Excel metodes, grafiku plānošana var ilgt stundas, un vairākas reizes pārskatītās lapas var viegli kļūdīties.
Begin programmatūra novērš kļūdas un turklāt automātiski aprēķina virsstundas, nenostrādātās stundas, standarta un svētku dienas.
Pārskati
Papildus precīzi aprēķinātām darba stundām, programmatūra padara darbinieku ikmēneša darba laika pārskatu iesniegšanu ātru un pārredzamu. Tas ir arī viens no galvenajiem iemesliem, kāpēc darbinieki ātri uzticās ziņojumiem. Pārskatā tiek sniegta precīza informācija par darba laiku, virsstundām un izmaksu kodiem.
Ar automatizētās darba laika uzskaites tabulas palīdzību varēsiet samazināt savas izmaksas
