Kā Tukuma Piens ietaupa aptuveni 200 000 euro gadā ar darba laika uzskaiti
Uzņēmums „Tukuma piens” ir vietējais lielākais jogurta un sviesta ražotājs. “Tukuma piens” specializējies svaigu produktu ražošanā, un tā sortimenta svarīgākās produktu grupas veido jogurts, biezpiens, krējums, sviests un biezpiena sieriņi. Patērētāju garšas sajūta ir visuzticamākais ceļvedis plašajā piena produktu pasaulē. Vairāk nekā 200 tradicionālie piena produkti ar preču zīmi “Baltais” ir neaizvietojams pozitīvas enerģijas avots. Lai “Baltais” ienes pārticību un veselību Jūsu mājās!
Darbinieku uzskaitei uzņēmums “Tukuma piens” šobrīd lieto “Begin” programmatūru, kas garantē, ka uzņēmuma telpās iekļūst tikai tie cilvēki, kuri ir reģistrēti sistēmā. Ražošanas vadību un stundu uzskaiti uztur Jana un Liāna. Abas ir ilglaicīgas “Tukuma piens” darbinieces.
Pirms tika ieviesta “Begin” programmatūra, uzņēmums izmantoja papīru un Excel tabulas darbinieku uzskaitei. Uz papīra apsargs piefiksēja atnākušo darbinieku, tādējādi garantējot, ka ir atzīmēts katrs atnācējs. Pēc tam darbinieks uz šī paša papīra ar roku pierakstīja savu darba laiku – cikos atnāca, cikos aizgāja, cik ilgi bija pusdienlaikā. Tad šie dati tika ievadīti Excel. Diemžēl tas aizņēma ļoti daudz laika – aptuveni 1–1,5 stundu dienā atkarībā no tā, kurš ievadīja datus. Ja to darīja cilvēks, kurš ar to nodarbojas regulāri, laika patēriņš, protams, bija mazāks. Ja runājam par negatīvo pieredzi ar šāda veida “uzskaiti” – darbinieki mēdza “noapaļot” stundas sev par labu, tomēr mums veiksmīgi izdevās to laicīgi konstatēt un šāda rīcība beidzās. Bija arī pretēji gadījumi, kad cilvēks, kurš beidza darbu, izrakstījās, pirms devās pārģērbties, rezultātā viņam tika pierakstīts mazāk laika, nekā realitātē tika uzskaitīts – viņš tātad uzrakstīja, cikos beidzas darba diena, nevis cikos iziet no uzņēmuma telpām.
Svarīgi atzīmēt, ka “Begin” programmatūra ievērojami veicina uzņēmuma finansiālo ietaupījumu. Par pamatu aprēķinam ir izmantota industrijas vidējā alga pārtikas rūpniecībā – 1200 EUR bruto jeb 7,50 EUR stundā. Savukārt, vidējais noapaļotais minūšu skaits dienā uz vienu darbinieku ir 15 minūtes, un tas veido kopējo cilvēkresursu izmaksu ietaupījumu virs 200 000 EUR gadā. Papildu tiek ietaupīts administratoru laiks 1-1,5h dienā jeb 20-30h mēnesī, ko iespējams veltīt citiem darbiem.
Šobrīd, lai darbinieki tiktu uzņēmuma telpās, viņiem ir jāšķērso turnikets. Papildus tam pie turniketa strādā arī apsargs. Pirms uzņēmums sāka lietot “Begin”, pastāvēja cilvēka faktors attiecībā uz apsargu – tā kā uzņēmumā strādā ap 300 cilvēku, apsargs nevar atcerēties visus darbiniekus, un gadījumā, ja apsargs kādu neatpazīst, var rasties konfliktsituācija un abām pusēm nepatīkams brīdis, jo cilvēkam nākas skaidrot, kas viņš ir, jāuzrāda sava identitāte, bet, pateicoties “Begin”, tas vairs nenotiek, jo ja cilvēks ir reģistrēts sistēmā, viņš atzīmējas, sistēma viņu atpazīst un viņš var iet strādāt. Šāda drošības sistēma ir ieviesta ne tikai ērtību labad, bet arī tāpēc, ka uzņēmuma standarti to pieprasa. Attiecīgi jāmin, ka pozitīvais, ko sniedz “Begin”, ir ne tikai iespēja reģistrēt darbiniekus sistēmā un nodrošināt atpazīstamību, bet arī konstatēt, cikos darbinieks atnāk, aiziet, cikos iziet pārtraukumā. “Begin” programmatūra palīdz arī situācijās, ja ir konstatēta kāda darbinieka negodprātīga rīcība pret uzņēmuma inventāru. Tad uzreiz ir redzams, cikos un kurš ir gājis iekšā vai ārā, un ir iespējams operatīvi rīkoties.
Tā kā uzņēmums ir liels, un vecā uzskaites sistēma ir tikusi izmantota ilgu laiku, tad tā joprojām tiek izmantota, attiecīgi uzturot dubultu stundu uzskaites sistēmu. Kā zināms – dubults neplīst, un šajā gadījumā tas uzņēmumam lieliski noder, it sevišķi situācijās, kad darbinieks aizmirst izrakstīties, bet ir pateicis, ka tajā dienā bijis darbā. Tādējādi ir iespējams pārliecināties, ka cilvēks norāda patiesās stundas, kā arī to, ka ir bijis visās dienās, kuras uzrādījis. Beigās visus datus grāmatvedei Excel formātā nodod ražošanas vadītāja.
Ietaupiet laiku, nomainot papīra pierakstus darba laika reģistrēšanai uz programmatūru.
Kā Begin darbojas?
Stundu uzskaites lapas
Vadītāji un augstākā līmeņa vadītāji daudz laika un enerģijas ikdienā velta dažādu problēmu risināšanai. Šo problēmu skaitā noteikti nevajadzētu būt darba laika uzskaites tabulu vešanai.
Daudzi uzņēmumi noteikti ir saskārušies ar turpmāk minētajiem trūkumiem, kuri rodas, izmantojot stundu pierakstīšanu uz papīra:
- dati jāpārraksta ar roku un jāveic aprēķini
- nesalasāms rokraksts
- sabojātas vai pazudušas stundu uzskaites lapas
- sarežģīta darba stundu aprēķināšana
Ar Begin digitālo darba laika aprēķina programmatūru šīs problēmas paliek pagātnē.
Darba grafiki
Begin ir darba laika aprēķināšanai un darba grafika sagatavošanai radīta programmatūra.. Izmantojot novecojošo papīra un Excel metodi, grafiku plānošana var aizņemt daudz stundu, kā arī lapās, kuras tiek vairākkārt labotas, var viegli ieviesties kļūdas.
Begin programmatūra neļauj rasties kļūdām, kā arī tā automātiski aprēķina gan virsstundas, gan nenostrādātās stundas, kā arī normas stundas un valsts svētku stundas.
Atskaites
Papildus precīzi aprēķinātajām darba stundām, programmatūra padara darbinieku ikmēneša darba laika pārskatu iesniegšanu ātru un pārskatāmu. Tas ir arī viens no galvenajiem iemesliem, kāpēc darbinieki sāk ātri uzticēties pārskatiem. Pārskatā nonāk precīzi dati par darba laiku, virsstundām un arī izmaksu posteņiem.
Ietaupiet laiku, nomainot papīra pierakstus darba laika reģistrēšanai uz programmatūru.
